Журналы регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности форма скачать

Оглавление:

Правила составления приказов: пошаговая инструкция


Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания. Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру. Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

  • Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.
  • Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
  • Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
  • Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
  • Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
  • После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
  • Ставится заголовок — тема распорядительной документации.

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа.

При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Образец заполнения

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ ЮРИСТУ: СТАТЬИ Подпишитесь на ежедневную рассылку Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите! Подписаться Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации. Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего.

Большинство решений руководителя оформляется именно им. Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010).

Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица): Таблица Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010 Вид приказа Срок хранения Примечание По основной (профильной) деятельности Постоянно Для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения документов «Постоянно» не может быть менее 10 лет.

На это указывает сноска к графе 3 Перечня 2010 По личному составу 75 лет, если приказ создан до 2003 года; 50 лет, если приказ создан после 1 января 2003 года 5 лет для приказов: – о дисциплинарных взысканиях; – ежегодных оплачиваемых отпусках; – об отпусках в связи с обучением; – о дежурствах; – краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках По административно-хозяйственным вопросам Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ? Распоряжение – 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) то же, что и приказ. Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется.

В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

Что такое приказ по личному составу

Этот термин в ТК РФ отсутствует.

Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:

  1. о командировке.
  2. о приеме на работу;
  3. изменении заработной платы или премировании;
  4. изменении персональных данных;
  5. переводе на другую должность;
  6. увольнении;
  7. об отпуске;

Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет.

Поэтому так важно вести правильный учет.

Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа

Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:

  1. разделом, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
  2. основным разделом, в котором регистрируются приказы по личному составу.
  3. титульным листом;

На титульном листе документа указываются:

  1. наименование работодателя;
  2. дата начала заполнения;
  3. название документа — «Журнал регистрации приказов по личному составу»;
  4. дата окончания заполнения.

Во втором разделе журнала предполагается присутствие:

  1. сведений о документах, на основании которых данные сотрудники назначены ответственными;
  2. подписей ответственных лиц, удостоверяющих ведение ими журнала в конкретные периоды времени;
  3. сведений о соответствующих периодах.
  4. Ф. И. О., должностей сотрудников, ответственных за ведение журнала;

В основном разделе журнала предполагается указание:

  1. Ф.

    И. О., табельных номеров сотрудников или групп таковых, на которых распространяется действие приказа;

  2. конкретных разновидностей приказов;
  3. документов, на основании которых издаются приказы.
  4. дат, номеров утверждения приказов;
  5. перечня порядковых номеров записей о регистрации приказов;

Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале .

Элементы

Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы.

На обложке обычно располагаются:

  1. Наименование документа.
  2. Если есть, то наименование структурного подразделения.
  3. Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
  4. Номер дела по номенклатуре и номер тома.
  5. Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
  6. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.

Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать.

Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять. Вложенные страницы содержат две таблицы.

  • Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
  • Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.

Графы обеих следует заполнять. Они включают:

  1. Порядковые номера регистрируемых документов.
  2. Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
  3. Номера приказов по основной деятельности.
  4. ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
  5. Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
  6. Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.

Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец.

У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства. Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ.

Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.

Ведение журнала в электронном виде

[ads-pc-4] [ads-mob-4] В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде.

Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив.

Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

Реестр регистрируемых приказов

Основными локальными актами, сведения о которых вносятся в журнал, являются следующие распоряжения о (об):

  1. утверждении штатного расписания;
  2. назначении генерального директора;
  3. утверждении положений, правил, инструкций, иных нормативных документов;
  4. утверждении или изменении структуры организации;
  5. обеспечении сохранности коммерческой тайны;
  6. назначении главного бухгалтера;
  7. установлении режима работы и внутреннего трудового распорядка;
  8. утверждении логотипа;
  9. планировании основной деятельности фирмы и надлежащем контроле над ней и т.д.

Отдельно стоит выделить группу распоряжений со сроком хранения менее 5 лет о:

  1. праздничных днях;
  2. ежегодных оплачиваемых отпусках;
  3. дисциплинарных взысканиях;
  4. краткосрочных командировках и т.д.

Содержание журнала регистрации приказов работодателя

Стандартная форма журнала включает следующие графы:

  1. Ф.И.О.

    (должность) подписанта

  2. срок исполнения
  3. ответственный за исполнение
  4. информация об исполнении
  5. дата издания приказа
  6. наименование заголовка (краткое содержание)
  7. сведения об ознакомлении
  8. порядковый номер записи
  9. номер

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате.

В нем ответственный сотрудник отражает сведения , , , на обучение и т.п.Как уже сказано выше, это примерная форма.

Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично.

Тогда в случае работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать соблюдения трудовых и иных прав.

Возможно ли вести электронный журнал

В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:

  1. Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
  2. Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.

Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями. Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть.

В конце от руки записывается количество заполненных листов.

Образец записи в журнале: инструкция по заполнению

Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу.

Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения.

К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму.

Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы.

Они могут быть как простейшими, так и сложными. Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот.

Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников.

К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов.

Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов. Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов. В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  1. отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  2. прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  3. приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  4. оплата труда, доплаты и премирование;
  5. длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  1. кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  2. ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  3. дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  1. назначения работников на руководящие посты;
  2. изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  3. сокращение численности.
  4. утверждения обновления штатного расписания;

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы). Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом).

То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале. К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  1. совмещении сотрудника;
  2. заработной плате;
  3. отпуске, декрете;
  4. совместительстве сотрудника;
  5. награждении;
  6. увольнении сотрудника;
  7. о приеме сотрудника на работу;
  8. переводе сотрудника на другую должность;
  9. изменении Ф. И. О. работника.
  10. командировке;

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать.

Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  1. Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);
  2. Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).
  3. Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);

Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

  1. наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
  2. наличие подписи руководителя работодателя;
  3. наличие заголовка документа;
  4. наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
  5. наличие текста приказа;
  6. наличие наименования, даты, номера, места составления документа;

О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье .

Назначение приказов

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД). А приказы по основной деятельности — это какие приказы?

Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации.

Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие. При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет.
Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет.

Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010). В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц.

К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

  1. о трудовом распорядке;
  2. о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.
  3. о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
  4. об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
  5. об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
  6. о графике отпусков;

Нужен ли журнал приказов работодателя

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма.

Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном.

Если работодатель закрепит в локальных актах, например, , необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена.

Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности.

Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности. Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт. Содержание граф примерно следующее:

  • Порядковый номер документа.
  • Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
  • Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
  • Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
  • Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.
  • Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде.

Выбор варианта лучше закрепить локальным актом. Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги.

Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О.

лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку). Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

  1. подчисток;
  2. необоснованных зачеркиваний;
  3. исправлений;
  4. разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).
  5. откорректированных записей;

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно. Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения.

Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным. Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Как и сколько времени хранить журнал

Как правило, журнал регистрации приказов по личному составу лежит в кадровом отделе компании в отдельном месте, куда нет доступа посторонним лицам.

Срок хранения документа определяется либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми документами предприятия.

После того, как журнал утрачивает свою актуальность, его полагается уничтожить.

Ведение журнала регистрации

Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации.

Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению. Например:

  1. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  2. “К” – кадровые.
  3. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  4. “КМ” – приказы по командировкам работников.
  5. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.

Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя. Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации.

Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

  1. Упорядочивание справочных данных о документации.
  2. Фиксация даты регистрации, от которой будет отсчитываться срок выполнения документа.
  3. Быстрый и простой поиск нужной бумаги.
  4. Упорядочивание всей документации.

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов.

Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне. Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.

Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер.

Можно указывать обозначения через черту. ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер?

Все зависит от конкретного документа, его формы.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

  1. выстраивание стратегии продаж;
  2. задачи по расширению бизнеса.
  3. порядок отчетности;
  4. вопросы планирования;
  5. вопросы хозяйственной деятельности;

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

  1. о назначении директора;
  2. обеспечении коммерческой тайны.
  3. создании филиала;
  4. утверждении правил трудового распорядка;
  5. введении штатного расписания;

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Интересные статьи:

  1. Составные части журнала Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой…
  2. Бланкер.ру Журнал регистрации платежных ведомостей применяется для регистрации всех соответствующих ведомостей по выдаче заработной платы…
  3. Журнал для бюджетников и коммерсантов одинаковый? Для отражения итогов ВФК в коммерческих структурах может использоваться…
  4. Элементы журнала Эта типовая форма принята Постановлением Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 года. Она…
  5. Массовые адреса 2019, адреса массовой регистрации юридических лиц, как проверить массовый адрес, как выбрать юридический…

| Theme: by SpiceThemes

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально.

Примерный образец заполнения включает:

  • отпуска;
  • внесение изменения в штатное расписание;
  • приём или увольнение;
  • Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  • Название распорядительного документа.
  • Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  • назначение совмещения.
  • Номер, присваиваемый в момент издания.

    Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.

  • перевод на другую должность;
  • Информация о сотруднике – виновнике составления.
  • Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

© 2020 zakon-dostupno.ru

    Похожие записи

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

  1. Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

  1. .и обратно. Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один – с пятидесятилетним, другой – с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.

Единственным верным решением в этой ситуации с выходом на работу бухгалтеров было бы издать два отдельных приказа: первый – по личному составу («Об организации работы в выходной день») и второй – по АХД («О допуске работников»).

Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации.

Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.

от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ). Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. Росархив, ВНИИДАД. М., 2014. Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Не менее 10 лет (если организация не является источником комплектования госархива).

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа.

Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.

Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

  1. быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
  2. хранение и архивирование бумаг компании.
  3. регистрация изданных компанией кадровых документов;

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.