Журнал регистрации исходящей корреспонденции образец в рб

Требуется ли регистрировать каждый документ?


Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна.

Связано это с тем, что регистрация занимает много времени.

Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы. Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Сколько хранить

Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы.

Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения. Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.
Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.

Обычно срок не превышает 3-5 лет.

Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов.

В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет.

На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.

Вход на сайт

Рубрика: Ответов: 82 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте. 2

sova2008 28 августа 2008, 7:04 Надо вести журнал, и отдельно базу исходящнй документации, а копии документов отдельно подшивать, у нас так, и штат 18 человек Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Юлия 8 мая 2009, 9:11 Надо ли прошнуровывать и пронумеровывать журналы по вход.

и исх. кор-циям? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Alex 19 мая 2009, 9:53 Если Вы ведете документацию нескольких организаций, то придется заводить необходимый перечень журналов для каждой.

Вы должны завести следующие журналы: 1.Учета входящей корреспонденции (в нем будут графы: порядковый номер, дата получения, организация — отправитель, наименование документа и его краткое содержание, фамилия должностного лица, которому руководитель направит для исполнения, дата и его роспись в получении) 2.Учета входящей документации ( порядковый номер, дата отправки, наименование организации- получателя, документ и его краткое содержание, необходимо также делать пометку каким образом Вы отправили документ: почтой, факсом , нарочным и др.) 3.Журнал внутренних документов: заявлений, служебных, объяснительных и докладных записок ( порядковый номер, дата получения, ФИО сотрудника, документ и его краткое содержан ие, ФИО должностного лица-исполнителя, дата и роспись в получении) Журналы лучше заводить толстые — типа книг в жестком переплете.

Их можно использовать несколько лет — пока хватает страниц. Но каждый год с 01.01.года Вы открываете новую нумерацию( 1, 2, 3.) П окончании отправляете в архив. Закончился журнал , но не закончился год — заводите новый журнал , просто указываете на нем дату начала ( начат 01.05.

года) и продолжаете нумерацию ( 155, 156,.) Журнал входящей и исходящей можно объеденить.

Вчера купил в комусе журнал регистрации входящей/исходящей корреспонденции и журнал регистрации документов.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Беларусь Написал 1384 Репутация:

19 мая 2009, 10:53 Товарищи, поделитесь опытом, кто ведет еще и делопроизводство. Какие вы дела формируете по переписке? Если поднять типовые перечни и поиском пройтись по ним словом «переписка», то вы найдете тьму статей, в которых присутствует переписка, а это, я так понимаю, и исходящие, и входящие документы.

И все бы ничего, да у них разные сроки хранения и 10, и 5, и 3 и 1 год(ы).

Значит их надо относить в разные дела.

У меня и до меня все было в куче. Теперь сижу, перебираю каждый листик и разношу в разне папки, чтоб как то выделить доки на уничтожение. Вот интресно какие доки относяся к переписке по основной деятельности? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

— А как вы на Земле определяете — кто перед кем сколько раз приседать должен?

— Ну, это «на глаз». — Дикари!

(К/Ф Кин-Дза-Дза») [e-mail скрыт] Беларусь, Минск Написал 1 Репутация: 10 декабря 2009, 13:51 Даже если у вас организация 4 человека, то все равно составляется номенклатура дел. Она для того и дана, что бы систематезировать хранение документов и упростить их поиск.

У нас организация 7 человек. Номенклатура дел составляется по функциональному принципу (нету структурных подразделений). И переписка хранится в отдельных делах. Журналы исх.и вход.корреспонденции прошнуровываются и пронумеровываются.

На практике я завела как минимум дело «Переписка по основной деятельности», если возникают какие любо вопросы, то просто поднимаю типовые перечни и смотрю что подходит. Сразу все заводить не надо (вы же не знаете нужно будет вам это или нет), для этого и включается в номенклатуру дел Резерв.Птица писал(а):Вот интресно какие доки относяся к переписке по основной деятельности? Какая у вас основная деятельность в организации?

Кстати, если у вас в год выходит более 500 документов исходящей корреспонденции, то можно завести регистрационные карточки.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Беларусь, Гомель Написал 1 Репутация: 19 марта 2010, 17:48 Работник по незнанию не начал заново нумерацию с нового года в журналах регистрации исходящей и входящей корреспонденции, как поступить в таком случае?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Новогрудок Написал 6516 Репутация: 19 марта 2010, 22:06 Галина писал(а):Работник по незнанию не начал заново нумерацию с нового года в журналах регистрации исходящей и входящей корреспонденции, как поступить в таком случае?

Могу сказать одно: ну начали Вы год год с 234-нного номера, ну и ведите далее как есть, хотя конечно нумерация начинается с началом нового года. Хто Вас обвинить в чем-либо?

А у Вашей (нашей) организации, вопреки (хотя нихто энтого, по-большому счету не запрещает) инструкции делопроизводство ведется таким образом.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

«Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения.»

(В.Пелевин) Беларусь, Минск Написал 26 Репутация: 25 октября 2010, 15:37 Добрый день господа!

У меня такое дело. Я бухгалтер, но на небольшой фирмочке исполняю обязанноти и кадровика и секретаря и. Хотелось бы порядка в документах, но делопроизводство я знаю не особо.

Вопросы таковы: 1)Нумерацию документов нужно вести отельно по видам документов(я имею ввиду такие доки как заявления, письма и т.д.)? 2) Нужно ли регистрировать бухгалтерские документы(ТН, счета, акты и т.д.) в журналах исходящей входящей корресп.? 3) Если на первый вопрос ответ положительный, то на каждый ли вид документов нужно заводить отдельный журнал?

3) Если на первый вопрос ответ положительный, то на каждый ли вид документов нужно заводить отдельный журнал? 4) Для составления номенклатуры дел, каждая папка должна быть пронумерована, в том числе и с бухгалтерскими документами, а нумерация пояснена в каком-то отдельном док-те?

Допустим папка №05 — Акты выполненных работ и т.д.?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

— Беларусь, Минск Написал 26 Репутация: 27 октября 2010, 18:26 Ответьте пожалуйста.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

— Беларусь, Минск Написал 26 Репутация: 28 октября 2010, 10:44 Вопрос.

Инструкция по делопроизводству в гос. органах и организациях РБ утвержденная постановлением Министерства Юстиции (Глава 3, п.25) гласит : .на бланк для письма наносятся ограничительные линии для реквизитов, регистрационный индекс(простая нумерация?) и дата входящего документа(заполняется получателем письма?).» Правильно понимаю?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

— 2 Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо в систему или .

Что еще скачать по теме «Журнал»:

  1. В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
  2. Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  3. Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  4. Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.

Новое за 28 декабря 2019

  1. Добавлено документов13
  2. Внесены корректировки в5

Договоры по тегам Советы работнику офиса

  1. Все договоры
  2. Все бланки

Цитата на века Действовать без правил — самое трудное и самое утомительное занятие на этом свете. (А. Мандзони)

Текст документа:

Утвержден постановлением Минюста от 26.10.2006 N 64 Форма ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ——————————————————————— ¦ Дата и номер ¦Корреспондент¦Краткое содержание¦Отметка об ¦ ¦ документа ¦ ¦ документа ¦исполнении ¦ +———————+————-+——————+————+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +———————+————-+——————+————+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———————-+————-+——————+————

О порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников

50.

Общее положение. Руководящим документом является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г.

N 2. Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел в центральном аппарате министерства осуществляет Отдел правового обеспечения и кадров (ОПиК).
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел в центральном аппарате министерства осуществляет Отдел правового обеспечения и кадров (ОПиК).

51. Состав документов личного дела. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (постановления) о приеме на работу (назначении на должность). При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (постановления) о назначении на должность.

При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); обязательство о выполнении мер по предупреждению коррупции, предусмотренных статьей 8 Закона Республики Беларусь от 26 июня 1997 года

«О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией»

(Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь, 1997 г., N 24, ст. 460) (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); контракт (для государственных служащих); справка-объективка; анкета; копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.).

В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: характеристики и аттестационные листы; списки научных трудов и изобретений; заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; копии (выписки) приказов (постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

По решению ОПиК в состав личных дел включаются контракты (трудовые договоры) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности. В личное дело не включаются: копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания); справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно. 52. Требования к составлению и оформлению документов личного дела.

52.1. После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме согласно приложению 6.

Она содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов.

Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание». Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме согласно приложению 7.

Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником ОПиК, который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах. При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования: на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»; не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.; фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже.

Например: Сидорский Олег Николаевич; в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения.

Например: 15.08.1962; место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения.

Например: БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.; в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.); в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»; если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил; наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью; в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»; в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности; в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи).

Например: женат: жена — Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р., сын — Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р., дочь — Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р., мать — Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.; в графе «Место жительства» указываются адрес прописки, фактический адрес проживания и телефон. На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу.

Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета.

Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником ОПиК.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров.

Оформляется дополнение к личному листку по учету кадров по форме согласно приложению 8. 52.2. Автобиография — документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата А4.

В автобиографии отражаются следующие сведения: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); трудовая деятельность; профессия; общественная работа, участие в выборных органах; отношение к воинской службе и воинское звание; наличие правительственных и других наград и поощрений; сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях). Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке. 52.3. Заявления о приеме, переводе, увольнении оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 или трафаретном бланке. В заявлении указываются: адресат (кому адресуется заявление), заявитель (автор), название вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

52.4. Характеристика — официальный документ, содержащий сведения о трудовой, общественной или иной деятельности работника. Она оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 или общем бланке в произвольной форме. В характеристике указываются: название вида документа (характеристика); имя, отчество, фамилия характеризуемого; текст с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Внешняя характеристика подписывается руководителем министерства, внутренняя — руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты. Внешняя характеристика заверяется печатью нанимателя. 53. Учет, хранение, использование и передача в архив личных дел.

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, оформляемую согласно приложению 9. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Личные дела хранятся в ОПиК отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке. Личные дела работников подлежат строгому учету.

Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 10. При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел. Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам центрального аппарата министерства либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Личные дела выдаются во временное пользование с разрешения руководителя министерства.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые. Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 11.

Контрольная карточка помещается на место выданного дела. Приказом Минсвязи, не реже одного раза в пять лет, назначается комиссия по проверке наличия и состояния личных дел.

Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение Министру. Личные дела уволенных работников подлежат передаче в ведомственный архив министерства по описи.

Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников. Оформление личных дел при передаче в ведомственный архив министерства осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

Особенности ведения

В графе «Дата» арабскими цифрами, соблюдая последовательность день, месяц, год (19.07.2015).Графа «регистрационный номер» содержит порядковый номер документа в журнале регистрации (например, исх. №132). Этот номер указывается также в реквизитах бланка вверху документа в левом.

В отдельной графе указывается вид всех документов, кроме писем.

Эта информация позволяет определить его содержание и назначение.Графа «Адресат» заполняется сведениями, кому адресован отправляемый документ (ФИО., организация).

Если письмо нужно отправить нескольким адресатам, всем экземплярам присваивается один исх. №, а в журнале указывается их перечень с номерами экземпляров.В графе «примечание» можно указывать способ отправки (курьером, почтой и т.п.) или делать отметку о получении уведомления и дате вручения письма корреспонденту (для заказных писем с уведомлением).Отсутствие общеобязательных норм относительно вида, содержания журнала регистрации и т.п., позволяет руководству выбрать максимально удобный и полезный способ учета деловых бумаг.Очень важно, чтобы инструкция по делопроизводству, регламентирующая процесс регистрации, учитывала особенности, продиктованные видом деятельности, объемом документооборота, а не была аналогичной копией типичного образца.Учет корреспонденции это не обременяющая обязанность, а производственная необходимость, позволяющая избежать различных неприятностей, а также увеличить скорость и качество работы.Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: (Москва) (Санкт-Петербург)Источник:

Бумажный и электронный учет документации

В современных условиях нет необходимости вести учёт корреспонденции на бумаге от руки: более удобной может оказаться электронная таблица.

Самый распространённый вариант — файл в Microsoft Excel или аналогичной программе. Графы называют также, как в бумажной версии (смотрите предыдущие разделы). Дополнительное преимущество в том, что часть данных можно копировать, то есть ускорить заполнение.

Нередко программа будет предлагать продублировать информацию из предыдущих строк. Номера писем и их даты также могут присваиваться в автоматическом режиме.

Всё это в совокупности упрощает работу секретаря. Опасность только одна — потеря электронного файла.