Срок хранения служебной записки


Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия. Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия.

Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах).

Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде. Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.

Ненадлежащее документальное оформление переработки: риски для работников

При отсутствии вышеперечисленных документов факт переработки доказать будет сложно, а потому именно работник заинтересован в том, чтобы его работодатель оформлял все необходимые бумаги.

При их отсутствии работник, конечно, сможет обратиться в суд и доказывать свои требования. Однако следует иметь в виду, что не все документы, по мнению судебных органов, будут однозначно свидетельствовать о сверхурочной нагрузке.

Не будут подтверждать переработку:

  1. свидетельские показания граждан, не являющихся сотрудниками ответчика (см. решение Вологодского городского суда от 26.12.2012 по делу № 2-12063/12);
  2. осуществление сверхурочных работ по устному согласованию с руководством;
  3. самостоятельно подготовленные истцом документы в свободной форме (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 22.11.2013 по делу № 11-36040/2013);
  4. табель учета времени труда, подписанный истцом, наделенным на то соответствующими полномочиями;
  5. свидетельские показания сотрудников организации-контрагента при отсутствии подтверждающих данных о том, что ими работа производилась с ведома и согласия работодателя (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 22.08.2012 по делу № 1-17928\12).

Стоит отметить, что в прочих ситуациях показания свидетелей принимаются вместе с письменными доказательствами (см.

решение Ракитянского районного суда Белгородской области от 20.05.2013 по делу № 2-91/2013). *** Подводя итог, следует отметить, что основные документы для оплаты сверхурочных работ — это приказ работодателя, табель учета рабочего времени с занесенной информацией о переработке и согласие работника.
*** Подводя итог, следует отметить, что основные документы для оплаты сверхурочных работ — это приказ работодателя, табель учета рабочего времени с занесенной информацией о переработке и согласие работника. А для оплаты переработки будет важен тот же табель учета и приказ руководства.

Дополнительную информацию об оплате переработок можно получить из статьи «». Автор:

Согласие на сверхурочную работу: образец

Когда по инициативе работодателя работник трудится за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени, речь идет о сверхурочной работе (ч.

1 ст. 99 ТК РФ). Под установленной продолжительностью считается продолжительность ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени – нормальное число рабочих часов за учетный период. При этом работодатель должен вести точный учет сверхурочной работы каждого работника (ч. 7 ст. 99 ТК РФ). Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать в отношении конкретного работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч.

6 ст. 99 ТК РФ). В общем случае для привлечения работника к сверхурочной работе необходимо его письменное согласие.

Как оформить такое согласие, расскажем в нашей консультации.

Какие существуют риски?

Для того чтобы избежать траты лишних средств, денег и нервов, каждому гражданину следует помнить, что в правовом государстве важно иметь официально заверенные документы. При их отсутствии сложно что-либо доказать в суде.

Именно по этой причине многие работники остаются без компенсации сверхурочных. И самое главное: каждый работник должен при себе иметь копию заявления, подтверждающего его согласие со сверхурочной работой, и один из документов (приказ, служебная записка или уведомление).

При нарушении прав отдельных категорий граждан (людей до 18 лет и беременных женщин) пострадавшим следует обратиться в суд с соответствующим иском.

О методах оплаты сверхурочной работы в различных организациях рассказано в видеоролике.

Приказ о привлечении к сверхурочным работам

Если организация привлекает своих работников к выполнению ими своих обязанностей по истечении рабочего дня или смены, необходимо все правильно оформить, и на основе составленных документов произвести начисление и выплату компенсации. Руководству хозяйствующего субъекта нужно помнить, что в соответствии с действующим ТК РФ не всех можно просить о продолжительной работе.

На отгул

Помимо отпуска работники организаций могут при определенных условиях получить так называемый «отгул», т.е. отпроситься с работы. Поскольку в Трудовом Кодексе данное понятие изъято, используются определения «дополнительное время для отдыха» или «другое время отдыха».

Документом, с помощью которого сотрудник излагает свои пожелания начальству, может выступать как заявление, так и служебная записка. Сотрудник имеет право на отгул, когда:

  1. имел суммарную переработку во время вахтовой работы;
  2. в счет отпуска.
  3. принимал активное участие в донорском движении и сдаче крови;
  4. работал в выходные или праздники;
  5. за счет работника;
  6. выполнял работу сверхурочно;

У каждого сотрудника могут найтись уважительные причины, по которым он может обратиться к руководству с просьбой об изменении рабочего графика.

Если инициатива проявляется именно со стороны работника, который может подтвердить необходимость корректировки документально, он составляет служебную записку на имя руководителя предприятия. В случае, когда причина действительно уважительная, работодатель не имеет права отказать работнику в соответствии со статьей 93 ТК РФ. В документе следует указать действующий график и желаемый.

Трудовой кодекс: оплата труда работника и ограничения

Согласно трудовому законодательству за первые два часа сверхурочной работы работодатель оплачивает труд в 1,5 размере.

Все время свыше 2 часов оплачивается в двойном размере. Это должно указываться в приказе. Также нельзя использовать таким образом больше четырех часов внеурочного времени сотрудника в течение двух суток. Ограничения действуют также в измерении на 365 дней. Работодатель не вправе заставлять трудиться сотрудника сверхурочно больше чем 120 часов в год.
Работодатель не вправе заставлять трудиться сотрудника сверхурочно больше чем 120 часов в год.

Рекомендуем прочесть:  Избиение страховой случай

Сверхурочная работа – учет, порядок оплаты, компенсаций и привлечения к сверхурочной работе

В таких ситуациях работники должны выполнять все требования работодателей.

Работы по письменному согласию – совершенно другая категория. К такой деятельности относят: В таких ситуациях нужно обязательно спрашивать согласие работника, желательно зафиксировать его наличие письменно. Источник: https://credit-helper.ru/sluzhebnaja-zapiska-o-doplate-sotrudnikam-za-sverhurochnuju-rabotu-25741/

Составление приказа

Приказ о привлечении к работе сверхурочно следует оформлять на основании подготовленных ранее бумаг.

Процедуру визирования необходимо завершить до момента непосредственного приступления работником к должностным обязанностям.

Связано это с тем, что исполнитель может травмироваться во время переработки. Оформление приказа, привлекающего подчинённого к работе вне основного времени, станет гарантией для выплат за получения производственной травмы. Оформляется приказ от имени директора в повелительном наклонении.

Руководитель приказывает ответственным лицам:

  1. ознакомить с документом задействованных специалистов.
  2. организовать работу вне основного времени в связи с производственной необходимостью;
  3. отразить переработку в табеле учёта рабочего времени;
  4. произвести расчёт компенсации в соответствии со ст. 152 ТК РФ, опираясь на сведения, указанные в приказе (день и время выхода сверх нормы);

Традиционно контроль за исполнением приказа возлагается на директора или лицо, исполняющее обязанности директора организации.

Кроме оформления служебной записки, согласия и приказа, необходимо правильно заполнить табель учёта времени. Сотрудник отдела кадров в конце отчётного периода должен внести корректировку в поле сотрудника, который привлекался к сверхурочной работе.

Переработка отражается в виде буквенного обозначения – кода «С» с проставлением количества дополнительных часов.

Скачать образец приказа о привлечении к сверхурочной работе и ее оплате – word.

О порядке и оформлении сверхурочной работы, подробно рассказано в данном видео:

Особенности документального оформления сверхурочной работы

Сверхурочная работа не является нормой функционирования предприятия, и в большинстве случае для привлечения работника к сверхурочной работе необходимо получить его письменное согласие (за исключением работ, необходимых для предотвращения или устранения последствий катастрофы, работ по обеспечению водо-, газоснабжения, освещения и т.

п., работы при чрезвычайных и военных положениях). В связи с этим внесение в локальные нормативные акты или в трудовые договоры условия о согласии сотрудника осуществлять работы сверхурочно является грубым нарушением трудового законодательства.Каждый случай привлечения работника к сверхурочной работе должен быть документально оформлен.Мы рекомендуемОбязательно указывайте конкретную причину, избегайте общих фраз вида «в связи с производственной необходимостью», так как понятие «производственная необходимость» не раскрывает истинной причины привлечения к сверхурочной работе.Как правило, оформление начинается с написания служебной (или докладной) записки инициатором сверхурочной работы, которым может выступать начальник структурного подразделения предприятия.

В служебной записке (пример см. далее) обязательно должна быть указана следующая информация:

  1. перечень сотрудников предприятия, привлекаемых к сверхурочной работе;
  2. получатель информации (директор предприятия или иное уполномоченное лицо, которое имеет право принимать соответствующие решения);
  3. дата и подпись инициатора привлечения сотрудников к сверхурочной работе.
  4. период привлечения сотрудников предприятия к сверхурочной работе, а также время осуществления сверхурочной работы;
  5. причина привлечения сотрудников предприятия к сверхурочной работе;

На основе служебной записки руководитель предприятия принимает решение о целесообразности привлечения сотрудников к сверхурочной работе.

При этом он может вызвать инициатора сверхурочной работы и потребовать более подробных разъяснений.Как правило, на записке руководитель ставит свою резолюцию, например «В приказ» или иного содержания, адресованного начальнику кадровой службы (для формирования уведомлений и сбора необходимых документов для оформления приказа) и главному бухгалтеру для корректного расчета полагающихся выплат сотрудникам, привлекаемым к сверхурочной работе.

При этом он может вызвать инициатора сверхурочной работы и потребовать более подробных разъяснений.Как правило, на записке руководитель ставит свою резолюцию, например «В приказ» или иного содержания, адресованного начальнику кадровой службы (для формирования уведомлений и сбора необходимых документов для оформления приказа) и главному бухгалтеру для корректного расчета полагающихся выплат сотрудникам, привлекаемым к сверхурочной работе.

После одобрения руководителем предприятия или иным уполномоченным на то лицом, как правило, начальник кадровой службы формирует уведомления для каждого сотрудника, привлекаемого к сверхурочной работе, согласно служебной (докладной) записке. Уведомление о выполнении сверхурочных работ составляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать следующие сведения:

  1. ФИО и должность сотрудника (сотрудников), привлекаемых к выполнению сверхурочных работ;
  2. причины выполнения сверхурочных работ;
  3. период и время выполнения сверхурочных работ;
  4. подпись начальника кадровой службы и дату.
  5. особенности оплаты сверхурочной работы;

Дополнительно в данном документе (или на оборотной стороне) можно предусмотреть раздел о согласии/несогласии сотрудника работать сверхурочно в случае, когда у работника есть право отказаться.А.

Н. Дубоносова, заместитель управляющего директора по экономике и финансамИсточник: https://www.profiz.ru/se/4_2018/oplata_sverhuroschnyh/

Ситуация: в каких случаях считается сверхурочной работа в пределах графика, но сверх 40 часов в неделю

Продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). Если при разработке графика выяснилось, что иногда сотрудники будут работать более 40 часов в неделю, вводите суммированный учет (ст.

104 ТК РФ). В таком случае количество часов, отработанных сверхурочно, подсчитывают по итогам учетного периода (например, месяца или квартала).

Сверхурочной будет считаться работа сверх нормального числа часов за учетный период (ч.

1 ст. 99 ТК РФ).

Образец служебной записки

Руководитель подразделения подчинённого остаться после работы без его согласия. Для этого оформляется уведомление и предоставляется работнику для ознакомления.Своё согласие сотрудник визирует подписью и фразой «Ознакомлен. Согласен». Согласно привлекшийся к дополнительной работе гражданин имеет право избрать меру компенсации в виде материального вознаграждения или дополнительного отгула.Без оформления письменного уведомления и согласия можно обойтись, если на кону жизнь или возникло чрезвычайное положение, когда сверхурочная работа необходима во избежание производственной аварии или направлена на ликвидацию последствий.Поскольку привлечение к дополнительной трудовой деятельности – это исключение из правил, и запланировать должным образом мероприятие сложно, то первым делом следует составить докладную или служебную записку, которая зафиксирует факт возникновения непредвиденной ситуации.Этот документ должен быть подготовлен и подписан руководителем подразделения до окончания рабочей смены.Оформляется служебная записка на имя директора организации.

В тексте обязательно должны присутствовать:

  1. дата и время привлечения;
  2. вид компенсации.
  3. цель привлечения сотрудников;
  4. основание;

Во избежание нарушений статей ТК РФ, целесообразно заручиться письменным согласием.

Пусть процедура будет пройдена позже, а для начала достаточно получить устное одобрение.Скачать образец служебной записки о привлечении к сверхурочной работе –.

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Бухгалтерия Генеральному директоруООО «Альфа»И.И. Стасову Начальнику отдела кадровС.В. КлимовойПодготовить проект приказаоб отзыве из отпускаЖаровой А.Д.

с ее согласия26.09.2012 ДОКЛАДНАЯЗАПИСКАот 26.09.2012 № 28О необходимости отзыва из отпускаЖаровой А.Д. В настоящее время проводится аудиторская проверка нашей компании по срочному спецзаданию наших учредителей.

В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А.Д., только она обладает нужной информацией.

В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А.Д. Заместительглавногобухгалтера Н.В.

Потапова С документом ознакомлен: Начальникотделакадров С.В.

Климова 26.09.2012 При написании записок помните, что они должны быть краткими (учитывая занятость адресата) и понятными. И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится. Также в ряде случаев могут потребоваться денежные средства на покупку рабочего инвентаря или оказание услуг, которые требуют оплаты и являются крайне необходимыми для обеспечения нормального рабочего процесса.

Написав служебную записку, вы сможете добиться выплаты требуемой денежной суммы.

Полагаясь на существующие образцы таких документов, в нем нужно указать:

  • Далее по центру нужно указать, что записка относится к служебному виду документов. И указать ее подвид, в данном случае – на выдачу денег из кассы.
  • Завершающим этапом служит проставление подписи со стороны работника, фамилии и инициалов, а также должности. Строкой ниже укажите дату.
  • Пост, занимаемый руководителем, полное наименование организации, Ф.И.О. адресата и дату написания документа.
  • После чего переходите к основной части записки – тексту.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ !!!

Вышеприведенные пункты под номерами 1,2 и 4 служат в качестве общепринятых реквизитов для всех существующих групп записок служебного типа.

Образец служебной записки на получение денежных средств очень тесно переплетается с запиской о выдаче денежных средств и требует указания данных по такому же шаблону.

Однако чтобы соблюсти корректность составления документа, направленного именно на получение денежной суммы, необходимо обратиться к тому лицу, которое уполномочено распоряжаться денежными суммами организации. Частью 2 статьи 91 ТК РФ установлена нормальная продолжительность рабочей недели не более 40 часов.

Необходимо помнить, что для отдельных категорий работников нормальной является сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 92. ч. 4 ст. 173. ч. 4 ст. 174.

ч. 3 ст. 176. ст. 320. ч. 1 ст. 333 и ч. 1 ст. 350 ТК РФ). Если же установленная для той или иной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени не «подходит» для организации (например, для транспортной компании, предприятий с непрерывным производственным циклом, организаций со сменным режимом, при вахтовом методе организации работ), то применяется суммированный учет рабочего времени, при котором продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не должна превышать нормальное число рабочих часов (ст. трудовых обязанностей Нехаевым Н.

Согласно приказу от 29 октября 2009 г. N 12к, Нехаев Н. принят на работу в инструментальный цех токарем четвертого разряда с трехмесячным сроком предварительного испытания. Нехаев Н. ненадлежащим образом выполняет свои трудовые обязанности.

Так, 1 ноября 2009 г. ему было поручено выполнение работы по изготовлению деталей N к5/3222. При выполнении работы Нехаев Н.

допустил брак 15 изделий. Исправление брака поручено токарю Гришину Е. Считаю, что токарю Нехаеву Н. необходимо объявить выговор в соответствии со статьями 192-193 ТК РФ.

Проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания (выговора) прилагаю к настоящей докладной записке. Кроме того, полагаю, что из заработной платы Нехаева Н.

необходимо вычесть стоимость продукции, оказавшейся браком. Начальник цеха подпись Г. Малахов. Отдел косметической продукции.

Генеральному директору ОАО «Сигма».

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. 12 ноября 2009 г. N 123. О командировании сотрудника отдела на московскую. фабрику косметики «Свобода». В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на 2005 год прошу Вас командировать старшего эксперта отдела косметической продукции Михайлову Е.

на московскую фабрику косметики «Свобода» для ознакомления с новыми разработками косметической продукции, а также согласования вопросов развития договорных отношений с этой организацией. Начальник отдела подпись К. Симонов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. 19 ноября 2009 г. N 21. В связи с моим уходом в очередной отпуск и начавшимся ремонтом прошу во время моего отсутствия провести следующие работы по ремонту в отделе кадров:.

3. Наклеить обои. Начальник отдела кадров подпись А.

Михеева. Генеральному директору ЗАО «Альт».

М. Миротворцеву. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

25 ноября 2009 г. N 2/12. Об отсутствии на рабочем месте. 12 ноября 2009 г. я отсутствовал на рабочем месте с 14. 00 до 16. 00 в связи с необходимостью навестить жену в больнице.

Поскольку начальника отдела продаж Светикова Н.

в 14. 00 не было на месте, я не мог уведомить его о причине своего отсутствия и попросил об этом секретаря Маришину А. Считаю, что правил внутреннего трудового распорядка я не нарушал, так как отсутствовал на работе по уважительной причине и в течение непродолжительного времени. Экспедитор подпись И. Елисеев.

Отдел ценных бумаг. Первому заместителю генерального. директора банка «Реал» Е. Крупнову. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА. 8 ноября 2009 г.

N 54. О несвоевременном представлении сводного отчета. По факту несвоевременного представления мною сводного отчета отдела ценных бумаг за октябрь 2009 г. поясняю следующее. Я должен был представить указанный отчет 29 октября 2009 г.

а фактически представил его 3 ноября 2009 г.

в связи с повреждением и ремонтом телефонной линии, на которой находится факс-модемный аппарат, и отсутствием данных Октябрьского филиала банка.

Инфо Если в компании имеется профсоюз, то для привлечения к переработке сотрудников необходимо запрашивать у этого органа соответствующее мнение, которое должно быть выражено в форме письменного документа, например протокола собрания. Не требуется такого документа только в случаях, предусмотренных абз. 3–5, 7–9 ст. 99 ТК РФ (см. Апелляционное определение Тверского областного суда от 15.06.2017 по делу № 33-2432/2017).

Информацию о получении мнения профсоюза можно занести в текст приказа.

Согласие работника, уведомление, заявление об оплате сверхурочной работы Важным нюансом привлечения работника к переработке является получение на то его согласия.