Опись документов от предприятия

Как оформить опись документов личного дела


Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы. При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее.

При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа.

Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  • Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  • Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
  • Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей.

Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015). Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи. В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).

Опись дел постоянного хранения

В опись постоянного хранения включают в порядке валовой нумерации дела постоянного срока хранения.

Также в нее может войти часть документов с отметкой «ЭПК». Если в перечне документов срок указан с добавлением «ЭПК» (например, 5 лет ЭПК), то это означает, что часть документов дела может иметь историческое или практическое значение.

Поэтому такие дела в процессе подготовки их к архивному хранению могут быть переформированы и дополнительно включены в опись как документы постоянного хранения.

Нумерацию дел в описи продолжают в течение нескольких лет. По сути, в процессе упорядочения дел составляют годовые разделы описи за определенный год.

В дальнейшем при обнаружении дел постоянного хранения их допускается дополнительно включать в уже оформленный годовой раздел описи под литерным номером (в Примере 2 – № 86 а). В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце.

В этих целях обычно перепечатывают соответствующие листы с заголовками или перечисляют дополнительные заголовки дел в конце. Также необходимо уточнить (пересоставить) итоговую запись к описи (сведения о количестве дел и подписи).

Для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов требуется согласовать свои действия по внесению изменений с архивным органом, поскольку после утверждения годового раздела описи дел для внесения изменений в нее может потребоваться решение ЭПК архивного органа. Порядок заполнения граф описи дел постоянного хранения (см. Пример 2) аналогичен изложенному выше порядку по составлению описи структурного подразделения (сдаточной описи дел в архив).

Обычно в организации при обработке документов первоначальному годовому разделу описи дел постоянного хранения присваивают № 1, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи. Когда начинают новую опись дел, ей присваивают следующий свободный порядковый номер.

Обычно опись состоит из нескольких годовых разделов (в Примере 2 рассмотрен 2010 г.). В конце обязательно оформляют итоговую запись о количестве вошедших в нее дел. К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают основные функции и структуру организации, относящиеся к периоду упорядоченных документов, основные вошедшие в опись категории дел, особенности формирования и т.п.

Предисловие подписывают его составитель и ответственный за архив.

Для удобства использования к описи составляют оглавление, при необходимости — список сокращений (при их наличии).

Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).
Согласно нормативным требованиям организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов распечатывают четыре экземпляра описи дел постоянного хранения, остальные организации руководствуются практическими соображениями (может быть, вполне будет достаточно одного-двух экземпляров).

Порядок утверждения годового раздела описи дел постоянного хранения таков:

  1. представляют на рассмотрение в ЭПК архивного органа (только для организаций – источников комплектования государственных или муниципальных архивов);
  2. рассматривают на заседании экспертной комиссии организации;
  3. опись подписывают составитель описи и ответственный за архив;
  4. утверждает руководитель организации.

Незавершенную опись, в которую предстоит добавлять в дальнейшем годовые разделы, не подшивают, хранят в папке с завязками. К законченной описи дел составляют общую итоговую запись и заверительную надпись (как и к годовому разделу), а также обязательно составляют оглавление, предисловие и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченной считается опись, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, на котором указывается полное название государственного или муниципального архива, в который сдаются дела организации (для организаций, являющихся источниками комплектования этих архивов), название фонда (полное название организации), номер фонда, номер описи, название описи (постоянного хранения, по личному составу и т.п.), крайние даты дел, включенных в опись. Завершенную опись переплетают или прошивают в твердую обложку.

Пример 2 Открытое акционерное общество «Каска» (ОАО «Каска») Фонд № 1132 ОПИСЬ № 1 дел постоянного хранения за 2010 год УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО «Каска» _Копылов_ Н.С. Копылов 30.01.2013 № п/п Индекс дела Заголовок дела Крайние даты Количе- ство листов Примечание 1 2 3 4 5 6 Секретарь 86 01-04 Приказы № 1-168 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. и документы к ним 25 января – 22 декабря 2010 г.

192 Связка № 12 86 а 01-05 Распоряжения № 1-79 генерального директора Общества по основной деятельности за 2010 г. 11 февраля – 30 декабря 2010 г.

91 Финансово-экономический отдел 87 02-03 Штатное расписание Общества на 2010 г.

и изменения к нему 2010 г. 25 88 02-11 Годовой бухгалтерский отчет Общества за 2010 г. 2010 г. 125 В данный раздел описи внесено 4 (четыре) ед.

хр., (цифрами и прописью) с № 86 по № 88, в том числе: литерные номера: 86 а пропущенные номера: нет Архивист Корейко Ю.Н. Корейко 16.01.2013 Ведущий специалист общего отдела Мембрана Т.В. Мембрана 16.01.2013 СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ОАО «Каска» от 22.01.2013 № 1

Особенности оформления в различных ситуациях

Опись документов составляется не только для их передачи в архив.

Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение. Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи.

Рассмотрим их более подробно.

Акт приема-передачи документов. Скачать образец

Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты:Наименование, дата и место оформления данного актаНазвание предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр.

лиц)Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика.

Все это необходимо чтобы ни один документ

Как правильно составить опись передачи документов


Как составлять опись?

Предприниматели и организации вправе самостоятельно определять форму и внешний вид бланка, единого образца нет. Если передавать или принимать бумаги приходится очень часто, рекомендуется утвердить собственный бланк описи документов. Акт приема-передачи будет удобен в использовании и получает достаточную юридическую силу, если содержит следующую информацию:

  1. дата составления;
  2. стороны — отправитель и получатель;
  3. подписи ответственных лиц.
  4. список передаваемых документов, с указанием их главных реквизитов и количества страниц (если бумаг много, данные представляют в виде таблицы);
  5. наименование — «опись» или «акт приема-передачи»;

После подписания акта получатель берёт на себя ответственность за сохранность бумаг и не может отрицать их получение.

Возвращать бумаги владельцу также рекомендуется с сопровождающим актом. Какие реквизиты документов стоит указывать:

  • Дата и регистрационный номер.
  • Количество листов.
  • Форма (оригинал или копия).
  • Полное наименование.

Образец заполнения представлен на изображениях к материалу.

Для удобства читаемости и повышения скорости подготовки описи рекомендуется полностью набирать её на компьютере, а от руки ставить только подписи. Если передаваемые бумаги не слишком важны, а акт необходим только упорядочивания их количества, допускается обойтись без подписи получателя. Заверять опись печатью необязательно.

Чаще всего опись представляет собой таблицу, где перечисляются все передаваемые документы

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись. Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно.

Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке. Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме.

Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц. При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к.

с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы. Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений.

В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.

Рекомендуем прочесть:  Сколько стоит 1 баксов

Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной. Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями. В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи.

Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Почему важно учитывать переданные документы

В большинстве случаев опись документов разрабатывается непосредственно на предприятии. Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.

Опись играет важную роль в организации документооборота. Если же направленные в другие учреждения бумаги не будут надлежащим образом учтены, велика вероятность утери.

В дальнейшем потребуется их восстанавливать.

Нередко опись документов приходится составлять:

  1. кадровым работникам;
  2. сотрудникам государственных органов.
  3. бухгалтерам;

При получении пакета ответственное лицо может сравнить приведенный перечень с фактически поступившим комплектом.

Такая проверка упрощает учет и снижает вероятность утери.

Подытожим: описи документов образец содержит в себе таблицу с реквизитами. Указывают наименования отправленных бланков, их дату, количество листов и прочую важную информацию. Составление такого списка упрощает контроль за движением бумаг.

При необходимости он может служить подтверждением того, что тот или иной бланк действительно был направлен в организацию. По расположенной ниже ссылке можно скачать файлы с типовыми образцами.

+1˚C Ветер: 6 м/с Сегодня +4˚C Ветер: 7 м/с Завтра

  1. Акции
  2. Статьи
  3. Новости

17 Января 2020 05:05 14 В Одинцово более полугода житель Москвы занимался обменом валют от имени. Обвинительное заключение утвердила прокуратура Московской области в отношении жителя Москвы по делу о незаконных финансовых операциях. 17 Января 2020 00:00 2 Без комиссий доступны банкоматы Альфа-Банка клиенты банка «Санкт-Петербург» Соглашение о доступности банкоматной сети Альфа-Банка заключили, Банк «Санкт-Петербург» и Альфа-Банк для держателей карт банка.

Ещё 19 Января 2020 06:58 3 Телевизор Irbis,Повербанк BlitzWolf,Набор универсальной оснастки BOSCH TiN Deezer Family БЕСПЛАТНО.,Телевизор Irbis 40S80FD202B за 8.932р.,Повербанк BlitzWolf BW-P11 за 1.185р.,Набор универсальной оснастки BOSCH TiN за 1.599р 19 Января 2020 00:00 2 2.5» 4K ТВ Asano 43LU8010T (2019),Huawei P30 6+128 Гб,Сумка WORKPRO W081020AE 42.5» 4K ТВ Asano 43LU8010T (2019) за 12.990р.,Huawei P30 6+128 Гб за 23.990р.,Сумка WORKPRO W081020AE за 405р.,Чемодан Xiaomi Carry-on Luggage 20» Ещё 19 Января 2020 12:28 4 В Шереметьево открыта первая очередь терминала «С» международных авиалиний Аэропорт Шереметьево имени А.С. Пушкина стал больше. Здесь 17 января открыли большой и красивый Терминал С.

19 Января 2020 02:07 6 Компания Тингер отправила в Европу очередную партию техники В середине декабря 2019 года крупная партия вездеходов была отправлена в Румынию, которая стала 21 страной куда компания поставляет вездеходы.

Ещё

Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи

Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании.

Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:

  1. итоговое количество листов в передаваемом деле;
  2. примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
  3. порядковый номер бумаги;
  4. номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
  5. индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
  6. дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
  7. дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
  8. заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;

Можно использовать следующий бланк и образец описи передачи документов:

Шаблон (в архив)

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ЮРИСТУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подпишитесь на ежедневную рассылку Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите! Подписаться Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Нюансы и особенности некоторых описей

В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив. Описи передаваемых и переданных документов, как правило, содержат информацию об одних и тех же делах.

Только первая отражает информацию о делах передаваемых контрагенту, а вторая – о тех делах, которые были этим контрагентом фактически приняты. Не всегда опись передаваемых документов может полностью совпадать с описью переданных – контрагент может (и имеет право) отказаться от принятия каких-либо дел, если они оформлены не соответствующим образом, или фактическая информация по ним не соответствует сведениям, внесенным в опись передаваемых документов.