Обрацец заполнения журнала выдачи материальных ценностей

Порядок заполнения


В шапке документа (или на титульной странице) указываются:

  1. наименование структурного подразделения, в котором заполняется книга учета;
  2. полное название учреждения;
  3. материально ответственное лицо, заполняющее документ;
  4. дата открытия книги. Здесь же присутствует поле «Дата закрытия», которое заполняется по завершении заполнения книги учета.

Далее следует таблица, в которую заносятся сведения о предмете материальной ценности. Напомним, что по каждому наименованию ведется отдельная страница.

В таблице заполняются следующие графы:

  1. единица измерения (упаковка, пачка, штука и т.д.);
  2. цена (за единицу);
  3. характеристики (марка, профиль, сорт, размер);
  4. ячейка;
  5. норма запаса (количество, которое должно иметься на складе для обеспечения нормальной хозяйственной деятельности).
  6. стеллаж;
  7. склад (кодовое обозначение), на котором осуществляется хранение ТМЦ;

Затем заполняется строка «Наименование материала» (например, «бумага для принтера») и указывается код ТМЦ, присвоенный ей бухгалтерской службой. Далее приводится таблица для внесения записей о прибытии и отпуске материальных ценностей.

По каждому факту приема и выдачи материала в книге делается запись материально ответственным лицом.

таблицы следующий:

  1. в зависимости от вида операции — прием или выдача ТМЦ — заполняется пятый столбец «Приход» или шестой — «Расход»;
  2. в четвертом столбце отражаются источник прибытия ТМЦ (например, поставщик) или структурное подразделение, которому выдается ТМЦ, и ответственное лицо;
  3. в первый столбец вносится номер записи по порядку (самая первая запись в таблице будет иметь номер «1»);
  4. в седьмом столбце приводится остаток ТМЦ на складе после совершения операции;
  5. во второй столбец проставляется дата записи. Запись должна быть сделана в день приема или выдачи материала;
  6. в третьем столбце указываются дата и номер документа, на основании которого производится прием ТМЦ (например, лимитно-заборной карты, если на склад возвращаются неиспользованные остатки) или выдача ТМЦ (например, ведомости на выдачу матценностей на нужды учреждения);
  7. последний столбец используется для отметок о контроле. В него вносятся дата проверки и подпись проверяющего.

Последняя страница, предназначенная для внесения записей о проверках, также представляет собой таблицу, которая состоит из граф:

  1. замечания и предложения;
  2. должность и подпись проверяющего.
  3. дата проверки;

Она заполняется бухгалтером по результатам проверки.

Ведение книги учета материальных ценностей – несложный процесс, однако он очень важен и необходим для контроля за прибытием и выбытием матценностей.

Поэтому материально ответственное лицо, которое совершает операции по приему и выдаче ТМЦ, должно очень внимательно и серьезно отнестись к обязанности по заполнению книги учета.

Журналы – отдельно, документы – отдельно?

Некоторые бухгалтеры вообще не подшивают первичные документы к журналам.

«Какой смысл формировать многотомные фолианты, которыми неудобно пользоваться?»

– рассуждают они.Разумеется, в данном случае имеет место нарушение требований п. 11 Инструкции № 157н. Однако вопрос о наказании за него остается открытым.В статье 15.11 КоАП РФ установлен штраф на должностное лицо в размере от 2000 до 3000 руб.

за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов.При этом под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимаются:

  1. искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%.
  2. занижение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;

О том, что считать грубым нарушением порядка и сроков хранения учетных документов, в законодательстве не сказано.

Если бухгалтер учреждения не подшивает первичные документы к журналам, сроки хранения могут и не нарушаться. Поэтому вопрос о правомерности привлечения к ответственности за такое деяние является спорным.На наш взгляд, факт отсутствия судебных решений по этой теме (хотя бы на уровне федеральных округов) уже свидетельствует о том, что привлечение к ответственности по рассматриваемой статье КоАП РФ является чрезвычайно редким.Именно поэтому некоторые специалисты предпочитают хранить документы строго по номенклатуре и по срокам хранения, не подшивая их к журналам операций.

Ведь иначе при подготовке к сдаче в архив все придется расшивать.

Мебель и оргтехника

Перейдем к учету офисной мебели и техники.

Учет зависит от того, сколько они стоят и когда введены в эксплуатацию. Надо определить, относится покупка к основным средствам или МПЗ.

С 2016 года граница стоимости ОС в налоговом и бухгалтерском учете разная. В бухучете основное средство – имущество, которое служит больше года и стоит от 40 тыс. руб. (вы в учетной политике можете установить и меньшую границу).

В налоговом учете амортизируйте имущество от 100 тыс. руб. По новым правилам учитывайте только те активы, что ввели в эксплуатацию после 1 января 2016 года. Имущество, введенное до этой даты, учитывайте по-старому.

Как правило, мебель и техника не стоят больше 40 тыс. руб. Поэтому разницы в учете не возникают. Такую покупку и в бухгалтерском, и в налоговом учете зафиксируйте на счете 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». В расходы ее включите поле того, как передадите в эксплуатацию. Списывайте единовременно или в течение нескольких отчетных периодов (подп.

Списывайте единовременно или в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Передачу имущества в эксплуатацию подтвердите требованием-накладной. Можете использовать ту же форму, что и для канцтоваров (см.

образец выше. – Примеч. ред.). Если покупка стоит от 40 тыс. до 100 тыс. руб., то с учетом придется повозиться.

В бухгалтерском учете имущество списывайте в расходы через амортизацию, а в налоговом – как инвентарь. Имущество стоит от 100 тыс. руб.?

И в налоговом, и в бухгалтерском учете включите покупку в основные средства. Стандартную офисную мебель или технику инспекторы разрешают учитывать в расходах. А к бытовой технике для кухни возникают претензии (см.

таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Что купили Можно ли списать в расходы на УСН и ОСНО Бытовая техника для кухни (холодильник, микроволновка, чайник) Трудовой кодекс требует, чтобы компания обеспечила сотрудникам нормальные условия труда. Поэтому организациям на ОСНО чиновники разрешают учитывать такие покупки в расходах – письмо Минфина от 24 марта 2014 г.

№ 03-03-06/2/12697. Судьи также не против (постановление ФАС Московского округа от 28 июня 2012 г. по делу № А40-50869/10-129-277).

А вот компаниям на УСН отстоять эти расходы сложнее. Их нет в списке разрешенных (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) Кондиционеры и обогреватели, аптечки Если речь о компании на ОСНО, то чиновники не возражают (письмо Минфина от 3 октября 2012 г.

№ 03-03-06/2/112). А у упрощенщиков такие расходы аннулируют. Причина все та же. Их нет в перечне из пункта 1 статьи 346.16 НК РФ – письма Минфина от 24 октября 2014 г. № 03-11-06/2/53908, от 26 января 2007 г.

№ 03-11-04/2/19 Моющие средства, хозяйственные принадлежности и инвентарь для уборки (губки, швабры, метлы, туалетная бумага и т.д.) Эти затраты Минфин разрешает отнести к материальным расходам (письма от 11 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/229, от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182) Огнетушители Такие расходы учитывают компании как на общей, так и на упрощенной системе (подп.
№ 03-11-04/2/182) Огнетушители Такие расходы учитывают компании как на общей, так и на упрощенной системе (подп.

6 п. 1 ст. 264, подп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) Картины, аквариум и другие предметы дизайна, цветы Опасно списывать в расходы стоимость этих покупок. Инспекторы могут решить, что расходы необоснованны, так как не связаны с доходами (письмо Минфина от 25 мая 2007 г.

№ 03-03-06/1/311, п. 1 ст. 252 НК РФ) Особенно высоки риски для компании на упрощенке. Ведь для них список разрешенных расходов ограничен. Входной НДС со стоимости мебели, техники или другого инвентаря принимайте к вычету в общем порядке.

Но если вы решили не включать покупку в расходы из-за рисков, то и НДС по ней к вычету принимать опасно. Логика следующая. Покупку не включили в расходы, так как она не связана с доходами. Для компании на общей системе основной доход – реализация.

Она облагается НДС. Если покупка не связана с доходами, значит, организация не использовала имущество в НДС-операциях. А раз так, то не выполняется одно из условий для вычета из подпункта 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ.

В каких организациях используется ведомость

Данный вид ведомости может применяться в самых разных учреждениях: государственных и негосударственных.

Чаще всего он используется в учебных заведениях, научных и медицинских центрах. Иногда этот документ можно встретить и в коммерческих компаниях, поскольку он удобен тем, что содержит в себе все необходимые сведения для учета определенной группы товарно-материальных ценностей.

ФАЙЛЫ

Терминология

Тот, кто помещает что-либо на хранение, называется в журнале поклажедателем.

Причем это может быть как отдельное лицо, так и целая организация. Помещать и принимать материальные ценности в этом случае могут разные лица. Главное, чтобы они являлись сотрудниками этой организации и имели соответствующие полномочия либо доверенности.

Принимающее и возвращающее товарно-материальные ценности лицо чаще всего одно и то же – кладовщик. ВАЖНО! Журнал предусматривает возможность взаимодействия и с другим сотрудником при возврате.

Таким образом, осуществлять принятие и возврат могут разные сотрудники. Если они имеют на это право, вносят свои данные и расписываются за осуществление какой-либо операции, то она совершается легально. В любом случае вестись бумага должна только материально ответственным лицом.

Каковы особенности заполнения формы МХ-2

Форма МХ-2 состоит:

  1. из обложки;
  2. нечетной страницы.
  3. четной страницы;

На обложке документа фиксируются название работодателя, его координаты, указываются коды по ОКПО и ОКДП. На четной странице документа приводят:

  1. в таблице — сведения из актов, подтверждающих прием и возврат ТМЦ (таковыми чаще всего становятся соответственно формы МХ-1 и МХ-3).
  2. сведения о МОЛ;
  3. период времени, в течение которого ведется учет ТМЦ;

О формах МХ-1 и МХ-3 читайте в материалах:

  1. ;
  1. .

На нечетной стороне документа указывают:

  1. координаты места хранения принятых ТМЦ;
  2. номер и дата формы МХ-3 или аналогичного ей первичного документа;
  3. номер и дата формы МХ-1 или аналогичного ей источника;
  4. данные о МОЛ, принявшем ТМЦ, его личная подпись;
  5. данные о МОЛ, выдавшем ТМЦ, его личная подпись.
  6. дата принятия МОЛ товарно-материальных ценностей;

Также на нечетной странице подписывается получатель ТМЦ и подтверждает таким образом отсутствие своих претензий к ТМЦ, которые возвращает ему МОЛ.

В некоторых случаях может возникнуть необходимость в распечатке дополнительных страниц журнала по форме МХ-2.

В этом случае все последующие четные страницы должны соответствовать по структуре первой четной, нечетные — первой нечетной.

Как заполнить «Книгу учета материальных ценностей»

Существуют определенные правила, которые надо соблюдать при заполнении документа.

Так как форма регистра утверждена на законодательном уровне – в него нельзя вносить изменения, удалять или добавлять какие-либо графы. При заполнении книги не должны возникнуть сложности, главное – своевременно вносить достоверные записи в нее и проставлять подписи ответственных лиц.

Заполнение «Книги учета материальных ценностей» осуществляется следующим образом:

  1. Ниже расположена вторая таблица, состоящая из 9 граф. Она предназначена для записей о поступлении и отпуске ТМЦ. Записи необходимо делать по каждому факту поступления или выдачи конкретных товарно-материальных ценностей. Каждая запись имеет свой порядковый номер.
  2. В строке «Наименование материала» указывают название конкретного вида ТМЦ. В строке «Код» ставят код, который был присвоен материалу бухгалтерией.
  3. В первую очередь заполняют «шапку» документа. Сюда вносят сведения об учреждении и структурном подразделении, в котором ведется учет ТМЦ. Также следует указать должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ведение учета и заполнение книги.
  4. Вторая страница документа имеет вид таблицы, состоящей из трех столбцов. После проведения контрольных мероприятий ответственное лицо вносит сюда соответствующую отметку. В таблице указывают следующее: дату проведения проверки, замечания и предложения, должность и подпись проверяющего.
  5. Теперь следует перейти к заполнению первой таблицы, состоящей из 11 граф. Сюда вносят подробные сведения о ТМЦ (цену, характеристики, единицу измерения, норму запаса) и месте их хранения (название склада, номер стеллажа и ячейки).
  6. В соответствующей графе прописывают дату начала ведения регистра. Дату закрытия указывают только тогда, когда ведение книги окончится.
  7. В последней колонке проставляют отметки об осуществлении контроля. Здесь указывают дату проверки, Ф.И.О. и подпись лица, проводившего ее.
  8. Далее указывают кому были выданы материалы или от кого они были получены (наименование поставщика, наименование структурного подразделения учреждения, Ф.И.О. должностного лица и пр.).
  9. Следующие три колонки предназначены для отображения операций по приходу и расходу ТМЦ. На их основании рассчитывается остаток материальных ценностей на складе.
  10. В первой графе указывают номер записи, затем – дату, когда она была сделана, далее прописывают номер и дату составления документа, являющегося основанием для выдачи или приема материальных ценностей. Это может быть требование-накладная на выдачу материалов или лимитно-заборная карта.

Книга учета материальных ценностей (ф. 0504042)

Библиотечных объектов и т. Обратите внимание! При формировании бланка ф.

Если номенклатура ТМЦ в учреждении малочисленная, допускается вместо ф.

Порядок заполнения формы Разработан определенный порядок составления книги.

В шапке формы приводятся данные по учреждению. Здесь вносится название организации, подразделение структурное , уполномоченный сотрудник.

Заполнение

Существует определенный порядок, который необходимо соблюдать при заполнении книги:

  1. Для прибытия и расходования ценностей также предусматривается отдельная таблица, в которую заносится информация об этих событиях. Указываются, откуда ценности поступают на склад, например, по договору от поставщика, а также при выдаче вписываются сведения о том, кто получил эти объекты и на какие нужды.
  2. На титульной странице или в шапке должно быть указано название организации, подразделения, к которому относится книга, данные ответственного лица, дата открытия книги и здесь же вписывается дата закрытия, когда книга будет полностью заполнена.
  3. В таблицу заносятся сведения о материальных ценностях. Для каждого вида заводится отдельная страница. Указываются характеристики, место хранения предмета, его стоимость, единица измерения и норма запаса.

На последней странице есть место для замечаний и отметок о проверках.

В самом ведении книги нет ничего сложного, необходимо только соблюдать внимательность при оформлении записей, чтобы не допустить ошибок, поскольку своевременный контроль за поступающими и расходуемыми в процессе деятельности ценностями является важным для любой организации.

Далее приведем образец заполнения книги учета материальных ценностей 0504042:

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Общая информация

Учет осуществляется в документе по отдельным ТМЦ, продуктам и культурам.

Основание для внесения позиции в журнал — приходно-расходный документ. К сведению! Ведение учета поступления ТМЦ может осуществляться в компании с применением ведомостей, а не журнала. Выбор того или иного документа зависит от решения руководства и особенностей предприятия.

Заводят журнал учета поступления продукции и ТМЦ в места хранения, как правило, на определенный календарный период: квартал, полугодие, год. Ответственность за внесение информации в документ лежит на материально ответственном лице, работающем на складе.
Именно оно заполняет журнал.

Форма и образец журнала

Форму учетной книги утвердило Министерство финансов в 2015 году .

По ОКУД ее номер 0504206. Бланк носит обязательный характер для осуществления операций по учету товарно-материальных ценностей на предприятиях.

Он используется при формировании учетной политики хозяйствующего субъекта с 2015 года (времени введения в практику) и носит название «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование». Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5, где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.
Ранее учет поступления и складского хранения материальных ценностей на предприятии оформлялся по форме МХ-5, где для каждого вида материалов отводился отдельный раздел.

Несмотря на то, что новая форма относится к первичной учетной документации, по своей сути она представляет собой регистр учета, который ориентирован только на ведение на бумаге.

Обратите внимание! Каждая операция по выдаче имущества в личное пользование и по его возврату должна осуществляться под роспись в форме 0504206 лица, получившего материальные ценности, с проставлением даты фактического произведения действий.

Наибольшее распространение журнал получил в ведении оперативного учета такого имущества, как спецодежда, средства индивидуальной защиты, рабочая обувь. Оформление его в электронном варианте не предусмотрено, поскольку в документе нет колонок для подписей ответственных лиц. Как правило, журнал ведет работник склада, заполняя его ручным способом.

Бланки получить можно путем обычной распечатки электронной версии или заказа в типографии. Документы для скачивания (бесплатно) Учетный журнал ведется бессрочно, пока не будет полностью заполнен. Обложка должна содержать название компании, должность и ФИО ответственного за его оформление лица, даты заведения и окончания документа.

Все листы подлежат последовательной нумерации. Они должны быть прошиты, скреплены с заверением фирменной печатью. Обратите внимание! Удалять какие-либо реквизиты из официальных бланков запрещается!

Постановление Госкомстата РФ №20 от 1999 года о порядке применения унифицированных форм разрешает предприятиям при необходимости вносить в бланки первичной учетной документации дополнительные реквизиты.

Однако, все реквизиты, имеющиеся на утвержденных унифицированных формах, должны оставаться при этом без изменения, в том числе, название документа, номер формы, код. При принятии решения на предприятии о корректировки утвержденных форм (внесении дополнительных реквизитов), все вносимые изменения необходимо оформлять соответствующими локальными организационно-правовыми актами.

Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер. Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации.

К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации. Итак, книга учета материалов ведется в месте их поступления, хранения и выдачи в пользование.

Каждая операция должна вноситься в документ в день ее осуществления. Бланк журнала представляет собой табличную форму. Сложностей в его заполнении не возникает.

Главное – делать записи вовремя с проставлением подписей ответственных лиц.

Для каждого вида материалов отведена отдельная страница. Все они обязательно нумеруются.

Структурную основу книги допускается менять.

Однако, сохранение установленных изначально в унифицированном варианте реквизитов обязательно.

Нюансы заполнения

Подпись (с расшифровкой) в журнале учета поклажедателя при возврате товарно-материальных ценностей является, помимо прочего, еще и отказом от претензий.

Перед тем как расписаться в документе, поклажедатель обязан проверить то, что он забирает, на соответствие количеству, качеству и пр.

Если имеются какие-либо претензии по этим составляющим (например, считает, что при хранении часть товаров была некоторым образом повреждена), то он вправе не подписывать последний столбец журнала. Для разрешения подобного рода вопросов составляется акт о приемке товаров по количеству и качеству. Только так можно застраховать себя в ходе возможного судебного разбирательства.

Нормативные акты

Требование, установленное ФЗ «О бухгалтерском учете», о том, что все хозяйственные операции, осуществляемые на предприятии, необходимо оформлять оправдательной документацией, т.е. первичными документами, по которым ведется бухгалтерский учет, отменено.

Тем не менее, организации продолжают ему следовать ввиду требований иных нормативно-правовых актов. Если хозяйственная операция не оформлена первичным учетным документом, она не принимается к учету и не отражается в бухгалтерских регистрах. Первичная документация составляется на строгих бланках, включенных в альбомы унифицированных форм первичного учета.

«О первичных учетных документах» требует применения разработанных и утвержденных форм первичных документов всеми фирмами вне зависимости от организационно-правовой формы.

Что представляет собой форма МХ-2

Документ МХ-2 относится к числу унифицированных форм первички, утвержденных Госкомстатом в постановлении от 09.08.1999 № 66, и представляет собой журнал учета ТМЦ, взятых на хранение. Журнал, составляемый на базе формы МХ-2, должен заполняться материально-ответственным работником (МОЛ) лично.

Для заполнения могут использоваться данные из иных первичных документов.

Форма журнала

Статьей 9 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” требование об использовании установленных форм документов отменено. Тем не менее, продолжают применяться формы бумаг, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других нормативных актов. В качестве примера можно привести журнал учета материальных средств, который используется кладовщиками в военных подразделениях.

На его примере организация может разработать собственную форму документа.

Как организовать учет ТМЦ

Если в учреждении материальных ценностей не много, то достаточно отразить в бухучете их поступление и дальнейшее списание при износе. использовании, передаче. То есть не обязательно заполнять складской журнал; ведение учета материальных ценностей оправданно, если на предприятии числится большой запас материальных активов, и их использование подразумевает движение между структурными подразделениями.

Такой подход позволяет обеспечить соответствующий контроль над сохранностью и целевым использованием имущества предприятия.Руководитель организации должен назначить ответственного работника, который и будет регистрировать записи в журнале.

Обычно данные обязанности возлагают на кладовщика либо на иное материально-ответственное лицо, например заведующего складом или заведующего хозяйством.

Вода, чай и сладости

Часто компания по собственному желанию обеспечивает сотрудников чаем, кофе, покупает печенье или заказывает бутилированную воду в офис. Затраты на чай, кофе или сладости учтите на счете 10, но не списывайте в налоговые расходы. Инспекторы считают, что такие затраты не уменьшают налог.

С этим солидарен и Минфин (письмо от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827). НДС к вычету также принять нельзя. А вот к затратам на питьевую воду контролеры относятся лояльно.

Воду и кулер они разрешают учесть в расходах на обеспечение нормальных условий труда (письмо Минфина от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965). Правда, касается это только организаций на ОСНО.

У компаний на упрощенке инспекторы снимают такие расходы – письма Минфина от 6 декабря 2013 г.

№ 03-11-11/53315 и от 1 февраля 2011 г. № 03-11-11/22. Питьевую воду и кулер учтите на счете 10.

А в расходы спишите по мере передачи сотрудникам. Подтвердит передачу требование-накладная.

Форма может быть той же, что и для канцтоваров (см. образец выше. – Примеч. ред.). Конспект подготовила Альбина Кашипова

Основные особенности

Книга может использоваться на складах и в других местах, предназначенных для хранения материальных ценностей.

Ее заполняет сотрудник, который считается материально ответственным. Учетные данные заносятся в документ по наименованию категорий предметов, сортам и количеству объектов, причем для каждого вида используется отдельная страница. Если наименований немного, то вместо книги используются карточки аналогичного назначения, которые также имеют утвержденную форму.
Если наименований немного, то вместо книги используются карточки аналогичного назначения, которые также имеют утвержденную форму.

Обычно в учреждениях проводятся проверки, которые контролируют ведение учета, поступление и расход ценностей. Во время инспектирования сравниваются данные, имеющиеся в бухгалтерской отчетности, а также записи в книге.

Результат проверки фиксируется в документе, на специально отведенной для этого странице.

Популярное

Больничный лист Выплаты персоналу Декретный отпуск Декретный отпуск Транспортный налог НДФЛ Пенсионеры Декретный отпуск Страховые взносы ПФР НДФЛ Пенсионеры, Транспортный налог Пенсионеры Пенсионеры Бухгалтерская отчетность Прием на работу Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2020 Все права защищены. При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

Заполняем титульный лист

Здесь указывают такую информацию, как:

  1. вид деятельности по ОКДП;
  2. код по ОКПО;
  3. код вида операции, если в компании разработана и введена система их кодирования;
  4. номер камеры и секции места хранения, если они имеют свой код;
  5. должность и ФИО работника, ответственного за ведение документа.
  6. период ведения журнала (в некоторых компаниях журнал используют, пока не кончатся пустые строки, поэтому в этом случае заполнять нужно только первую дату);
  7. наименование организации и ее структурного подразделения;

Как вести журнал

Ведение учетного регистра имеет свои особенности:

  • Записи в документ может вносить только ответственный работник.
  • Итоговые данные журнала на конкретную дату должны совпадать с фактическим наличием ТМЦ.
  • Ответственный работник выдает ценности работникам и(или) материально ответственным лицам под подпись.
  • Регистрации подлежит все имущество предприятия, независимо от количественных, качественных и стоимостных характеристик.
  • При поступлении или выбытии ТМЦ информация отражается в учетном регистре в тот же день.

Раздел 6. учет материалов на складах

Приложения N 5 к Приказу N 52н).В то же время материально ответственными лицами также должен осуществляться учет ценностей, находящихся у них на хранении, с применением Книги (Карточки) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству (абзац седьмой п. 119 Инструкции N 157н). В данной норме речь идет о выборе регистра бухгалтерского учета между Книгой (ф.

0504042) и Карточкой учета материальных ценностей (ф. 0504043). При этом следует учесть, что Карточка (ф. 0504043) является регистром бухгалтерского учета, аналогичным Книге (ф.

0504042), но применение ее возможно только при ограниченном объеме наименований материальных ценностей (п. 3 Приложения N 5 к Приказу N 52н).

Составные части

Журнал ведется только в бумажной форме, так как в нем должны ставить свои подписи материально ответственные лица.

Документ включает в себя:

  1. обложку;
  2. нечетную сторону.
  3. четную сторону;

Обложка подробно описывает организацию, которая занимается хранением. В частности, она должна содержать ее полное наименование, форму ОКПО, вид деятельности по ОКДМ, вид совершаемых ею операций, адрес, факс и контактный телефон, при наличии – структурное подразделение, в котором заводится журнал. Документ для каждого отдельного подразделения или склада заводится индивидуально.

Четная сторона содержит само название бумаги, описание периода (с какой по какую дату ведется или велся журнал), должность и подпись с расшифровкой материально-ответственного лица, которое ведет журнал. Широкая таблица, в которую заносится необходимая информация, располагается на нечетной стороне и может продолжаться по необходимости долго.

Если журнал распечатывается больше, чем на трех листах, то все последующие четные страницы повторяют содержание первой четной, а все последующие нечетные – первой нечетной. Столбцы должны содержать такую информацию:

  1. третий — ФИО того, кто отдает его на хранение (если он делает это от лица какой-либо компании, то упоминание о ней в этой графе также обязательно);
  2. шестой — его количество и массу (либо только вес);
  3. второй — когда произошла фактическая передача имущества, число;
  4. четвертый — какого вида имущество передается, а также вид упаковки (например, конфеты «Аленка» в картонных коробках);
  5. первый — порядковый номер ведения записи;
  6. пятый — единицу измерения товара (г, кг, тонн);
  7. седьмой — стоимость;
  1. столбцы с пятнадцатого во восемнадцатый отвечают за описание возврата (заполняется поле проверки товаров по количеству и качеству), включающее ФИО возвращающего, его подпись с расшифровкой, а также номер и дату документа о возврате;
  2. далее три столбца составляют описание принятия на хранение: какого числа это произошло, подпись с расшифровкой материально ответственного лица за эту операцию;
  3. десятый и одиннадцатый — номер и дату бумаг о приеме;
  4. девятый – описание помещения хранения, включая адресные данные и контактный телефон;
  5. столбцы с девятнадцатого по двадцать первый созданы для постановки ФИО, даты и подписи поклажедателя после получения, свидетельствующие о том, что ТМЦ получены в полном объеме и претензий к процессу хранения он не имеет.
  6. восьмой — цену;

Некоторые столбцы при отсутствии данных допускается оставлять пустыми.