Как заверяются копии распорядительных документов администрации

«Рекомендации по порядку заверения копий документов, прилагаемых к заявлению о регистрации средства массовой информации (внесении изменений в запись о регистрации средства массовой информации)»


РЕКОМЕНДАЦИИПО ПОРЯДКУ ЗАВЕРЕНИЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, ПРИЛАГАЕМЫХК ЗАЯВЛЕНИЮ О РЕГИСТРАЦИИ СРЕДСТВА МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ(ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАПИСЬ О РЕГИСТРАЦИИ СРЕДСТВАМАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ)В связи с многочисленными обращениями заявителей о порядке заверения копий прилагаемых к заявлению о регистрации средства массовой информации (внесении изменений в запись о регистрации средства массовой информации) документов, упомянутом в Правительства Российской Федерации от 6 октября 2011 года N 1752-р «Об утверждении перечня документов, прилагаемых заявителем к заявлению о регистрации (внесении изменений в запись о регистрации) средства массовой информации», а также в целях минимизации количества возвратов без рассмотрения поданных заявлений и сокращения обращений по данному вопросу Управление разрешительной работы, контроля и надзора в сфере массовых коммуникаций Роскомнадзора информирует о нижеследующем.Согласно Государственному стандарту Российской Федерации «. Национальный стандарт Российской Федерации.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» (утвержден Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст), копией документа признается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, в то время как заверенная копия документа — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (, ). Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее — Указ Президиума Верховного Совета СССР) установлен Порядок выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан.Поскольку в соответствии со Гражданского кодекса Российской Федерации юридическое лицо может иметь гражданские права, соответствующие целям деятельности, предусмотренным в его учредительных документах, и нести связанные с этой деятельностью обязанности, нормы приведенного распространяются и на юридических лиц. Приведенная правовая позиция содержится в Постановлении Федерального Арбитражного Суда Московского округа от 21 сентября 2010 года N КА-А40/10627-10 по делу N А40-127876/09-4-1013.

Из смысла положений Президиума Верховного Совета СССР следует, что если законодательством не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, то государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно.Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.При этом, согласно Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов

«, (далее — Национальный стандарт) при заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется заверительная надпись «

Верно».В состав реквизита «Подпись», в соответствии с Национального стандарта, входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).Принимая во внимание, что данный механизм заверения распространяет свое действие на копии с документов, подлинники которых хранятся в организации, верность копии документа, удостоверяющего личность и место регистрации физического лица, в случае отправления заявления о регистрации СМИ почтовым отправлением, может быть засвидетельствована в соответствии с Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика во внебюджетные фонд для выдачи работника участника для участия организации в конкурсе (аукционе и т.

д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

С 1 июля 2020 года введен новый ГОСТ требований к оформлению организационно-распорядительной документации в котором обновлены и дополнены правила заверения копий документов.

Бумажный документооборот продолжает занимать значительную долю в оформлении различных документов в организациях несмотря на административно-командные меры внедрения электронного документооборота , призванного со временем полностью заменить бумажный.

Это связано с простотой оформления бумажных документов: взял распечатал — взял прочитал, тогда как с электронными документами делов много, тем более, что обмен электронными документами не бесплатен в отличие от обмена бумажными документами. И если обмен электронными документами по каналам связи между организациями еще как-то можно оправдать различными серьезными и убедительными аргументами, то оформление внутренней документации только в электронном виде, без вывода электронных документов на печать, было бы просто глупо.

Поэтому с 1 июля 2020 года утвержден и введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, посвященный оформлению организационно-распорядительной документации в организациях. Предполагается, что документы формируются с помощью компьютерной техники и выводятся на печать на бумажных носителях, в том числе документы, подписанные электронной подписью. Данный ГОСТ не требует обязательного исполнения всеми, но тем не менее рекомендован к всеобщему применению.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 заменяет собой ГОСТ Р 6.30-2003

  1. акты
  2. приказы, распоряжения
  3. справки и так далее,
  4. протоколы,
  5. договоры,
  6. постановления, решения,
  7. письма,
  8. уставы, положения,
  9. правила, инструкции, регламенты,

Отдельное внимание в ГОСТе обращают на себя внимание изменения, связанные с заверением документов. Если раньше для заверения копии документа требовалось проставить надпись «Верно», указать должность, подпись ответственного лица и ее расшифровку, а также дату заверения, то теперь требуется указать еще место хранения оригинала документа, с которого сделана копия. Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи, если документ подписан электронной подписью.

  1. Ф.И.О. владельца сертификата;
  2. срок действия сертификата ключа электронной подписи.
  3. номер сертификата ключа электронной подписи;
  4. надпись “Документ подписан электронной подписью”;
  1. и так далее.
  2. какой шрифт использовать;
  3. как нумеровать страницы;
  4. какие делать отступы и межстрочные интервалы;
  1. все листы сшиваются и нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити сшибвки заклеиваются бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов и подписью ответственного лица, сшившего копию документа.
  2. каждый лист копируется на отдельном листе и только с одной его стороны;
  3. копируются и заверяются все листы документа («от корки до корки»);

✦ ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Основные правила

  1. Проставление отметки о хранении оригинала – в случае направления в стороннюю организацию (особенно в государственные, муниципальные органы, МСУ).
  2. Штамп должен немного «заезжать» на подпись и текст.
  3. Указать фамилию и инициалы заверяющего.
  4. Оттиск штампа необходимо заверить печатью и подписью.
  5. Текст копии должен быть понятным.
  6. Отметку о заверении делать на каждой странице, если их много – то по правилам заверения многостраничных копий (см. ниже).
  7. Заверять должно уполномоченное лицо.
  8. Исправлений, подчисток, приписок не должно быть.

При соблюдении вышеуказанных правил заверенные копии будут являться действительными.Давайте рассмотрим на примере, как правильно оформить «копия верна», подпись и печать:М.П.Копия верна (оттиск штампа или слова вручную)Генеральный директор Подпись А.

А. ИвановДата

Указы и распоряжения Президента Российской Федерации

  1. «О подписании Соглашения о пенсионном обеспечении трудящихся государств — членов Евразийского экономического союза»
  2. «О поощрении»
  3. «О внесении изменений в состав Межведомственной комиссии по защите государственной тайны, утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 10 октября 2016 г. N 535»

О наделении полномочиями по заверению копий доверенностей

РАСПОРЯЖЕНИЕот 11 марта 2013 года № р215 В соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», утвержденного , пунктом 3.2.17 Инструкции по делопроизводству администрации Города Томска, утвержденной постановлением Мэра города Томска ,1. Наделить следующих сотрудников администрации Города Томска полномочиями по заверению копий доверенностей, выданных для целей представления интересов муниципального образования «Город Томск», Мэра Города Томска, администрации Города Томска в арбитражных судах, судах общей юрисдикции, Конституционном Суде Российской Федерации, нотариате, органах прокуратуры, Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах, Федеральной службе судебных приставов и ее территориальных органах, Федеральной антимонопольной службе и ее территориальных органах, органах кадастрового учета и других органах государственной власти, органах местного самоуправления, общественных и иных организациях:1) начальника департамента правового обеспечения администрации Города Томска Костецкого Алексея Ивановича;2) начальника отдела судебной защиты комитета судебной защиты департамента правового обеспечения администрации Города Томска Осипова Альберта Олеговича;3) консультанта отдела судебной защиты комитета судебной защиты департамента правового обеспечения администрации Города Томска Виденко Марину Александровну;4) советника отдела экспертизы правовых актов комитета правовой экспертизы департамента правового обеспечения администрации Города Томска Зайцеву Светлану Витальевну;5) советника отдела экспертизы правовых актов комитета правовой экспертизы департамента правового обеспеспечения администрации Города Томска Лапа Марию Леонидовну;6) советника отдела нормативно-правовой работы комитета правовой экспертизы департамента правового обеспечения администрации Города Томска Семерука Евгения Анатольевича;7) советника отдела экспертизы ненормативных актов комитета судебной защиты департамента правового обеспечения администрации Города Томска Чикова Сергея Сергеевича.2. Сотрудникам администрации Города Томска, указанным в пункте 1 настоящего распоряжения, заверять копии доверенностей заверительной надписью по установленной форме без удостоверения печатью администрации Города Томска.3.

Комитету по общим вопросам администрации Города Томска (О.Н. Берлина) направить копии настоящего распоряжения в арбитражный суд Томской области (г.Томск, пр.Кирова, 10), Томский областной суд (г.Томск, пер.Макушина, 8), Ленинский районный суд города Томска (г.Томск, пер.Батенькова, 6), Кировский районный суд города Томска (г.Томск, ул.Дзержинского, 58), Советский районный суд города Томска (г.Томск, ул.Карташова, 45), Октябрьский районный суд города Томска (г.Томск, пр.Ленина, 21), Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Томской области (г.Томск, ул.Пушкина, 34/1).4.

Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.5. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра по вопросам муниципальной службы и управлению делами Н.И.
Мозеля.Мэр Города ТомскаН.А. Николайчук

Как правильно заверить копию многостраничного документа?

Вопрос: Как должна выглядеть наклейка?

Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке? Ответ: Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п.

Ответ: Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п.

5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Отметка о заверении копии должна выглядеть так: Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2018 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2020 год.

Печать Порядок заверения многостраничных документов описан в п. 2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.

приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка: Верно. Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2018 Печать А на последнем листе пишем полностью: Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2018 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2020 год.

Печать Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. […] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии).

Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения». Лучше, если заверит копии генеральный директор.

Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов. В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию: Верно.

Главный бухгалтер Козлова А.А. Козлова (по Доверенности от 03.12.2018 № 12) 17.12.2018 […] Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@: Извлечение из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@ 4.

Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются.

На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись. 5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату.

Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку. Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии. Путать и смешивать между собой их нельзя. Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую: В одну сшивку помещается одна копия документа.
Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую: В одну сшивку помещается одна копия документа. Сшивок в один адрес может направляться несколько.

Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них: Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваш запрос направляем вам копии документов ООО «АБВ».

Приложение: 1. Копия Устава ООО «АБВ» на 20 л.

в 1 экз. 2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л. в 1 экз. 3. … Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна 18.12.2018, 15:27

Порядок заверения копий документов: нормативная база

В настоящее время на территории Российской Федерации действуют три документа, регламентирующие порядок заверения копий.

К ним относятся: ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Указ Президиума Верховного совета СССР № 9779-х

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

от 04.08.1983 г.

Несмотря на то, что эти акты не противоречат друг другу, они имеют ряд расхождений по составу реквизитов отметки о заверении: Автор статьи: Артем ГуреевДобрый день. Меня зовут Артем, уже более 10 лет занимаюсь финансовым консультированием, являюсь профессионалом в своей области и хочу помочь всем посетителям сайта решать разнообразные задачи. Все материалы для сайта собраны и тщательно переработаны с целью донести в доступном виде всю нужную информацию.

Перед применением описанного на сайте всегда необходима консультация с профессионалами. ✔ ✉ Оцените статью: Оценка 5 проголосовавших: 9 ПОДЕЛИТЬСЯ

Заверить копию документа

Может ли специалист администрации заверить копию документа при предъявлении подлинника? Например, в ЖК РФ написано — предъявляется подлинник или нотариальная копия.

На что можно сослаться. 22 Декабря 2014, 12:46, вопрос №663526 Дмитрий, г.

Нижний Новгород Свернуть Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (1) 134 ответа 66 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г. Санкт-Петербург Бесплатная оценка вашей ситуации Добрый день, Дмитрий!

Абзац 4 пункта 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Таким образом, специалист может заверить копию документа, если наделен полномочиями заверять копии документов, подлинники которых находятся в администрации.

Копии «чужих» документов могут заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации. Полномочия на заверение специалистом организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

  1. в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами);
  2. в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта – и в ее новой редакции), поскольку заверение копий документов от имени организации – это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом.
  3. во внутреннем документе предприятия(таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п.);

22 Декабря 2014, 13:41 1 0 Все услуги юристов в Москве Гарантия лучшей цены – мы договариваемся с юристами в каждом городе о лучшей цене. Похожие вопросы 14 Февраля 2020, 22:31, вопрос №1908535 13 Октября 2015, 16:00, вопрос №1004961 19 Сентября 2015, 20:15, вопрос №980572 22 Августа 2020, 06:31, вопрос №2085088 22 Февраля 2016, 14:55, вопрос №1154091 Смотрите также

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, – ст.

62 ТК РФ. В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой: – копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении; – выписки из трудовой книжки; – справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.; – трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю). Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса.

В частности, в соответствии со ст.

68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой.

В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка. Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч.

8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных».Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению? Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно.

Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч.

1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определенияВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу № 33‑4430/2015, Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу № 33‑888/2015).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст.

62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑6331/2017).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах.

Представим некоторые из них в таблице.Нормативный актДокумент Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации» Справка о среднем заработке за последние три месяца Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой Статья 230 НК РФ Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже** Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам – в день увольнения.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, – документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

Заверяем самостоятельно

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах.

Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее — Указ № 9779-Х).

Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия).

Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»; ; ; . Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер.

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом:

«заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу»

. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее:

«При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»

проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(с изменениями от 08.12.2003).

В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы.

В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.

Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.». Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов. Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства.

Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания:

«Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов»

. Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера.

Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление.

Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан. Нотариальное заверение копий документов В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации.

Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ). Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа.

Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492. В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения. Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы.

Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы. При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником.

Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ.

Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление.

В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта. Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа. На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать».

В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей. Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса. Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу. Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу.

Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина. При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Дубликат Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа».

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц. Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами.

Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

. Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.