Оглавление:

Состав и структура


Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ.

Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида: Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения дела, номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Таблица заполняется следующим образом: Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела.

Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность. Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией. Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации).

При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел. Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2020 год приводим ниже.

Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Определение сроков хранения

Срок хранения — один из основных критериев для разделения документов по разным делам.

Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:

  1. временному короткому (обычно до 10 лет) хранению;
  2. постоянному (вечному) хранению.
  3. временному длительному (обычно более 10 лет) хранению;

Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни. Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.

Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой. Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:

  1. управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558);
  2. документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (перечень Главархива СССР от 15.08.1988).
  3. архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 в редакции приказа Минкультуры РФ от 28.04.2011 № 412);

1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм (решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс). Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, — ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.

ЭПК госархива привлекают также к определению сроков тех документов, которые в типовом перечне имеют отметку «ЭПК» (документы с такой отметкой в обязательном порядке должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией госархива).

Организациям, не сдающим документы в госархив, целесообразно занести эту отметку в разрабатываемую организацией номенклатуру дел. Туда же могут попасть иные дополнительные пометки, касающиеся сроков временного короткого хранения.

Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.

Правила оформления дел в 2017 году

Фактически, оформление дела в 2017 году – это его подготовка к передаче в архив.

Существуют следующие общие правила, которые необходимо соблюдать при формировании дел:

  1. дела помещаются в только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
  2. в дело не допускается помещать документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
  3. группируются в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;
  4. в дела помещаются также ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;
  5. по объему в деле не должно быть больше 250 листов.
  6. раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

Правила формирования дел Частичное оформление дела допускается в том случае, когда срок его хранения составляет менее 10 лет.

Сроки уточняют по номенклатуре дел или по перечням документов. В принципе, в любой организации дела со сроком хранения 5 лет, скорее всего, будут составлять абсолютное большинство.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа.

Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг. Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации.

Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  1. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота.

Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.
Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже. Основные задачи документа:

  1. системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.
  2. облегчение поиска необходимых бумаг;
  3. помощь при передаче дел и составлении описей;
  4. классификация и учет;

Структура номенклатуры и порядок ее заполнения

Обычно в качестве основы для определения структуры (разделов) номенклатуры дел организации берут структуру, закрепленную в ее штатном расписании.

Первым разделом сводной номенклатуры всегда идет название службы ДОУ: Управление делами, канцелярия или др.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный): • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015); • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Когда составляется номенклатура дел на 2020 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2020 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018. Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года.

Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей). Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел.

Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел.

Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах.

Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве. О видах номенклатуры читайте в статье .

Пример составления номенклатуры дел организации

В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения.

Благодаря этому экономится место на складе.

  1. Разновидности В зависимости от силы действия этого документа выделяют несколько его типов:
  2. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки
  • Примерная служит только условным образцом, т.е.
  • Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе.

    Как правило, составляется единая номенклатура на всю организацию (по образцу 2017 или иным образцам).

Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.Чтобы разработать собственный образец номенклатуры, следует придерживаться следующего порядка:

  • Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
  • Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е.

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом.

Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы… Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия. Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

Предназначение В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности.

Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел. Определение Дело – это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Чтобы их систематизировать, используется специальный документ, который принято называть «номенклатура дел». Образец номенклатуры дел организации 2020 представлен в нашем материале.
Образец номенклатуры дел организации 2020 представлен в нашем материале.

Зачем она нужна? Согласно п.3. 4 «Основных Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02. 2002), номенклатура дел — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения.

Применяя ее, можно решить несколько важных задач, касаемо текущих бумаг:

  1. их классификацию и учет;
  2. помощь при передаче дел и составлении описей;
  3. облегчение поиска;
  4. системную подготовку к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Для кого обязательна Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять ее.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки.

Что существенно затрудняет систематизацию документооборота.

Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму: Шаг 1. Назначьте ответственного. Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.
Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей. Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу. Шаг 3. Объединение. Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию.

Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ. Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении.

Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

3.4. номенклатура дел

Внимание Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе. Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года.

Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Как установить срок хранения дела?

На сегодняшний день в России действуют два перечня документов с указанием сроков их хранения:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

Можно назвать его основным.

В первую очередь сроки хранения ищем в нем.

  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).

Название говорит за себя. Здесь указаны сроки хранения технической документации.

Если же нужной информации нет ни в одном из двух предоставленных источников, организация может назначить срок хранения сама.

Но будьте очень внимательны и осторожны: во-первых, данные перечни очень обширны, и пропустить нужный пункт ничего не стоит. Во-вторых, срок хранения документов может также быть в отраслевом законодательстве.

Рекомендуем вам устанавливать сроки хранения документов совместно с начальниками отделов.

Все перечни поделены на разделы и пункты по функционалу, так что необязательно просматривать сотни позиций в поисках одного документа.

Например, можно отдельно распечатать и принести руководителю фрагмент перечня, посвященный документам по имуществу, по закупкам, по АХО и т.д.

В случае, если вы берете сроки хранения не только из указанных перечней, но и из законодательства, графу «Срок хранения» можно назвать «Срок хранения дела и ссылка на НПА».

Точно так же устанавливаем сроки хранения для всех документов каждого структурного подразделения. Третью графу пока оставляем нетронутой, она заполняется в конце года по факту. Каждая номенклатура дел должна иметь в конце о количестве дел, заведенных в году.

Для нее также есть специальная готовая форма, взять ее можно из Основных правил работы архивов организаций. Заполняется такая форма, также как и количество единиц хранения, после завершения года.

Достаточно просто посчитать количество томов каждой категории дел и внести их в запись. Ну вот, номенклатура дел готова!

Теперь последний шаг – идем к генеральному директору, который ее утверждает и вводит в действие. Но не думайте, что один раз составили номенклатуру и сможете пользоваться ею в течение всего срока работы организации. Ее необходимо перепроверять и переутверждать ежегодно, убирая старые, неактуальные дела и добавляя новые.

Как это делать, подробно рассказывается .

Image by Stuart Miles / www.freedigitalphotos.net

Титульный лист дела

Структура Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”.

Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений.

Важно Но, например, профсоюз — это самостоятельная организация.

Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника.

Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде.

Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму.

Кто занимается составлением номенклатуры дел

Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.

Да и названия разделам никто лучше собственных специалистов, знакомых со спецификой работы организации, не подберет.

Традиционно ответственной за составление номенклатуры назначается служба, отвечающая за делопроизводство. Например, составление номенклатуры дел организации (далее — НДО) может быть поручено канцелярии, общему отделу, секретариату.

Прежде чем приступить к составлению НДО, потребуется определиться с составом документации, образующейся в ходе деятельности организации. Изучается устав учреждения, положения о подразделениях (если они есть), плановая и отчетная документация. Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.

Подробнее о штатном расписании читайте в материале .

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см.

Пример 3). Она подписывается начальником подразделения. В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года.

Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

Образец номенклатуры дел организации 2020 года

Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения дела Примечание 1 2 3 4 5 01.

Планово-экономический отдел 01-01 Устав АО 1 Постоянно Переходящее с 2017 года 01-02 Штатные расписания 1 Постоянно Переходящее с 2017 года 02. Отдел кадров 02-01 Должностные инструкции 1 75 лет 02-02 Приказы по сотрудникам 1 75 лет 03.

Бухгалтерия 03-01 Инструкции и методические рекомендации по бухучету и отчетности 1 3 года 03-02 Положение об оплате труда и премировании 1 Постоянно Всего систематизировано 6 (шесть) дел.

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться Начальник планово-экономического отдела А.

П. Семенская: (подпись)

Номенклатура дел организации

Что такое номенклатура дел? Дело в документообороте Составление номенклатуры дел Образец номенклатуры дел организации 2020 года Как определить продолжительность хранения дела?

Что такое номенклатура дел? Согласно п.

3.4.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.

2002 (далее — Правила), номенклатура дел — это упорядоченный список наименований дел, используемых в делопроизводстве предприятия, содержащий сведения о продолжительности их хранения в архивах. На основании этого документа составляются описи дел, подлежащих дальнейшему (временному или постоянному) сохранению.

В соответствии с п.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

  1. остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.
  2. первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
  3. четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
  4. второй применяют в работе;
  5. третий является учетным документом в , если он есть;

Образец составления номенклатуры дел

  • количество содержащихся в нем частей или томов,
  • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.
  • полное наименование компании,
  • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • дата составления документа,
  • Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы.

    В неё заносятся данные:

    • индекс или номер дела,
    • заголовок или название,
    • количество содержащихся в нем частей или томов,
    • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
    • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
  • предстоящий год, на который он пишется,
  • Вначале вносится стандартная информация:
    • полное наименование компании,
    • дата составления документа,
    • предстоящий год, на который он пишется,
    • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

    Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

  • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
  • индекс или номер дела,
  • заголовок или название,
  • В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Этап второй. Нумеруем структурные подразделения.

Здесь нет ничего сложного.

Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании. Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного (конечно же, Руководства), начинаем присваивать отделам порядковые номера.

Руководство – 1, Бухгалтерия – 2, Управление по работе с персоналом – 3, Управление по связям с общественностью – 4 и так далее. Здесь не важна последовательность, главное учесть всех. Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны.

Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные.

Оформление обложки дел в 2017 году

При заведении дела, прежде всего, необходимо правильно оформить обложку. И лучше сразу сделать это по правилам, ведь в любом случае на это приходится тратить время при оформлении дела. Зато благодаря этому Вам будет потом гораздо проще и быстрее подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение.

Оформление обложки дела в 2017 году будет включать следующие реквизиты:

  1. заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры дел);
  2. срок хранения дела;
  3. аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);
  4. наименование организации – указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она подчинена (также в именительном падеже). Официально принятые сокращения пишутся в скобках после полного наименования;
  5. наименование структурного подразделения;
  6. дата дела – здесь обозначается год, когда оно было заведено и год его окончания в делопроизводстве;
  7. номер дела – определяется по номенклатуре дел;
  8. архивный шифр дела.
  9. количество листов в деле;

Когда будете оформлять обложку, обязательно указывайте наименование структурного подразделения. Если дело будет передаваться в другой отдел, то необходимо будет ниже указать новый, а старый взять в скобки.

Особенности формирования в дела отдельных категорий документов Дела постоянного хранения передаются в государственный архив. При передаче на хранение на обложке указывается наименование государственного архива.

Для этого на обложке оставляют место ниже верхнего поля. Также, очень удобно, когда корешок обложки содержит информацию, чтобы можно было легко понять, какая из множества папок вам нужна.

Определенных установок для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству указывают лишь на необходимость цифрового обозначения дела.

Порядок разработки и оформления номенклатуры дел

Номенклатура дел на предстоящий год должна составляться в последнем квартале текущего года и после утверждения руководителем вводиться в действие с 1 января.

Номенклатура дел на 2010 год должна быть разработана в последнем квартале 2009 года и введена в действие с 1 января 2010 года. Каждый год номенклатура пересматривается и уточняется, а не реже чем раз в 5 лет заново составляется и согласовывается. Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса.

В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров (см.

в Примере 2 дела с индексами 01-33 и 01-34). Не включаются в номенклатуру только печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п.

2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  1. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
  2. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
  3. государственные и муниципальные;

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п.

10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится. Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п.

1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом.

Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации. Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

  1. ;
  2. .

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье .

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива.