Для чего может понадобиться копия трудовой книжки работнику

Для загранпаспорта


Согласно ранее действующему на территории РФ законодательству для получения загранпаспорта необходимо было предоставить копию или же оригинал трудовой книжки – в зависимости от статуса работодателя. Так, для выдачи или же замены этого документа необходимо было представить:

  1. на чистый лист переписать все данные о местах трудоустройства за последние 10 лет (данный документ обязательно должен быть заверен кадровой службой работодателя).
  2. ксерокопию каждой страницы с печатью организации и подписью непосредственного руководителя;

Копия всех страниц трудовой книжки с печатями и подписями требуется в случае, если получающий загранпаспорт работает в частной организации.

Выписка всех мест работы за последние 10 лет допускается в случае трудоустройства в государственной организации, муниципальной. Данные требования предъявляют очень многие учреждения, занимающиеся выдачей загранпаспортов. Хотя фактически они незаконны – законодательством прямо запрещается в данном конкретном случае требовать от официально трудоустроенного гражданина РФ такие документы.

Ранее обозначенная выше процедура регламентировалась специальным нормативно-правовым актом – Приказом Министерства внутренних дел от 26.05.97 г. Данный НПД предусматривал процедуру получения паспорта лицом, возраст которого составлял 18 и более лет.

На данный момент документ действительным не является.

Этим же ведомством 07.04.13 г. был принят приказ №320. По нему был дан целый ряд разнообразных пояснений Федеральной миграционной службы.

Именно одно из этих пояснений содержит мнение о том, что копия трудовой для получения загранпаспорта на данный момент не требуется. Тем не менее, стоит все же обзавестись заранее документом рассматриваемого типа. Так как некоторые выдающие паспорта учреждения не придерживаются нового законодательства.
Так как некоторые выдающие паспорта учреждения не придерживаются нового законодательства.

Что является нарушением. Но в некоторых случаях проще всего избегать конфликта с паспортным столом. Чтобы разобраться, нужна ли копия трудовой книжки для загранпаспорта старого образца, необходимо в обязательном порядке ознакомиться с освещающими данный момент НПД. При возникновении по этому поводу конфликта с паспортным столом следует обратиться в региональное отделение ФМС – это позволит разрешить многие трудности.

Копия трудовой книжки: новые правила в 2019 году

Копия трудовой книжки нужна для разных целей. Порядок заверения документа о стаже работы установлен на законодательном уровне.

С июля 2019 года вступает в силу новый стандарт, которым следует руководствоваться при заверении трудовых. Трудовики начали штрафовать за ошибки в трудовых книжках.

Журнал “Упрощенка” выяснил, как правильно заполнить трудовые книжки: За эти ошибки в трудовых книжках оштрафуют

Куда нужна трудовая книжка кроме работы

Если документ оформляется для работающего гражданина, то на последнем листе сразу под крайней записью делается пометка: «Продолжает работать по настоящее время в той же должности».

Она отдельно заверяется подписью должностного лица и печатью. В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  1. при оформлении визы — три месяца со дня выдачи;
  2. ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

Копия трудовой книжки для банка

При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки.

Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:

  1. место работы;
  2. подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.
  3. уровень платежеспособности и кредитоспособности;
  4. стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);

Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.

Переход на электронные трудовые книжки

С 2020 г.

запланирован переход на электронные трудовые книжки. В течение 2020 года трудовые книжки будут вестись одновременно в бумажном и электронном виде.

А вот уже с 2021 года планируется полный отказ от бумажных книжек, если только сам работник не пожелает сохранить бумажную книжку.

Подробно о новом порядке мы рассказали .

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Для Пенсионного фонда

Это несколько удивительно, однако иногда копия трудовой потребуется и для Пенсионного фонда.

Этот документ – главное доказательство наличия стажа у гражданина РФ. При оформлении пенсии по старости ПФР может запросить у подающего документы копию трудовой. Перечень установило Постановление Министерства труда РФ № 16/19па от 27. 02. 02 г. Случается, что сотрудники ПФ просят у работника отдела кадров представить оригинал трудовой.

02. 02 г. Случается, что сотрудники ПФ просят у работника отдела кадров представить оригинал трудовой.

Но важно знать, что данное требование незаконно, кадровик должен отказать.

Хотя тот может и пойти навстречу и выдать под подписку сотруднику оригинал.

Но в соответствии с требованиями НПД касательно хранения документации такого типа при утере ответственность лежит как раз на работодателе.

Он будет должен в самые быстрые сроки восстановить сам документ.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего

Подводя итоги, стоит выделить несколько организаций, которые имеют право требовать заверенную ксерокопию трудовой книжки:

  1. Банки: при оформлении кредита или ипотеки.
  2. Консульство или посольство страны, куда запланирован визит: для оформления визы.
  3. Руководитель организации, в которую предполагается трудоустройство.
  4. ФМС – для получения или замены загранпаспорта.

Чтобы получить копию книжки, необходимо сделать следующее:

  1. Получить копию в течение трех дней с момента направления просьбы о выдаче.
  2. Предоставить заявление ответственному лицу.
  3. Написать заявление на имя директора или начальника отдела кадров с просьбой о выдаче заверенной ксерокопии.

Срок действия копии трудовой равен одному месяцу, но его можно продлить, если заверить документ в нотариальной конторе: в этом случае он будет действителен до тех пор, пока в саму книжку не будет добавлена новая информация, касающаяся трудоустройства.

Если оригинал были внесены изменения (сотрудник уволился, перевелся в другой отдел и т.д.), то ксерокопия считается недействительной. Чтобы сделать копию трудовой книжки, сотруднику отдела кадров необходимо отксеропокировать все ее страницы с записями, при этом помарки или любой искажение информации считаются недопустимыми. После снятия ксерокопии на каждую страницу вписываются такие данные:

  1. Фамилия и инициалы заверяющего, а также его должность.
  2. «Копия верна».
  3. Подпись заверяющего.
  4. Дата заверения.

После последней записи на копии также необходимо указать, что работник трудоустроен по настоящее время, а также сам номер записи, дату заверения, должность и фамилию заверяющего.

Все это подтверждается печатью организации.

Большое значение имеет тот факт, что печати должны быть оригинальными, т.е проставлять их нужно на уже сделанные копии страниц, в противном случае документ будет считаться недействительным.

Особенности заверения копии трудовой книжки важны не только для работников отделов кадров, но и для каждого трудоустроенного гражданина, ведь в случае, если заверитель допустит ошибку, можно будет быстро все исправить: это сэкономит время и нервы.

Зная, куда требуется предоставление ксерокопии трудовой, можно заранее составить и собрать пакет документов: это поможет избежать напрасной траты времени, ведь если в какую-либо организацию не будет хватать официального подтверждения о трудоустройстве, ее сотрудники будут вправе отказать в услуге.

Копия трудовой книжки: для чего нужна, как заверить, срок действия, образец

Выяснив срок действия, человек нередко задается вопросом, как правильно сделать копию трудовой книжки. Здесь есть несколько важных аспектов, включая порядок непосредственного снятия копии и проставления необходимых подписей и печатей. Но обо всем по порядку. Заверять документы в организации может не каждый сотрудник.

На это у него должны быть особые полномочия.

Человек, интересуясь, как правильно делать копию трудовой книжки, сначала должен выяснить, в чьи обязанности входит данная процедура.

Если человек работает на предприятии, то заниматься заверкой его трудовой книжки может:

  1. работодатель;
  2. специалист отдела кадров;
  3. главный бухгалтер.

Если же гражданин уже вышел на пенсию или не трудоустроен на момент получения копии, то он может обратиться за ней:

  1. в службу занятости;
  2. к нотариусу.
  3. к своему последнему работодателю;

Куда требуется копия трудовой книжки?

Важно Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.

  1. Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
  2. Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
  3. Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян.
  4. Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.

Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.

Нередко принимается решение сразу в день его подачи. На основании документа издается приказ о предоставлении копии. Инфо Дополнительно может назначаться ответственный сотрудник, который будет заниматься этим процессом, если сам работодатель не желает или не может выполнять процедуру.
  1. На последней странице делается запись, в которой указывается, что гражданин работает в компании по настоящее время. Вносится информация о должности ответственного лица, занимающегося заверением копии.
  2. Делаются копии всех страниц трудовой книжки, после чего все они заверяются печатью и подписью руководителя или ответственного лица.

Проставляется дата ее формирования, а также ставится подпись.

  • Все листы нумеруются и скрепляются.
  • При это нередко работники пенсионного фонда требуют от работника кадрового отдела предоставления оригинала трудовой. Следует знать, что подобное требование является незаконным и кадровику стоит отказать. Но, в то же время, он может пойти на встречу ПФР и под подписку выдать работнику оригинал.

    Но следует помнить, что согласно требованиям НПД о хранении документов рассматриваемого типа, в случае его утери ответственность полностью ложится именно на работодателя.

    Важно Он обязан будет в кратчайшие сроки восстановить рассматриваемый документ.

    Нужна ли копия трудовой книжки для визы Для оформления некоторых документов в случае поездки за рубеж необходимо обязательно предоставлять копию трудовой книжки – не только для загранпаспорта. Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

    Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется. Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений.

    Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины. Помимо подтверждения правдивости сообщенных будущим заемщиком сведений, банку это нужно для:

    1. установления степени платежеспособности предполагаемого клиента;
    2. определения его основного стабильного источника дохода;
    3. подстраховки для возможного взыскания суммы кредита по месту работы заемщика в случае ее невозврата.

    Кредитная комиссия банка принимает решение о выдаче кредита, исходя из произведенного анализа вероятности возврата долга. Немалую роль в этом играет информация о постоянстве клиента в трудовых отношениях, источником которой является его трудовая книжка.

    Как раз потому нужна заверенная копия.

    Тогда потенциальные работодатели могут запросто увидеть опыт своего будущего сотрудника. Порой бывает, что сотрудник или же работодатель потерял трудовую. В этом случае рекомендуется ее восстановление.

    Если отсутствует копия документа, данная операция занимает много времени. Если у сотрудника есть заверенная копия, это реально осуществить лишь за 1 день. Поэтому следует позаботиться о наличии такого документа заблаговременно.

    Обычно трудовая нужна при обращении к банку за кредитом.

    Внимание Вы можете обратиться в суд и указать, что работник получил трудовую книжку и в течение долгого времени владеет ей незаконно.

    Суд присудит работнику еще больший штраф за его деяния и впредь работник не сможет осуществлять подобных действий.

    Важно Также вы просто можете уволить работника за не предоставление трудовых документов.

    Заключение Как видите совсем не сложно выйти из подобной ситуации. Но все же выдачу трудовых книжек стоит осуществлять осторожно, ведь не раз бывали случаи, когда работники подставляли своих руководителей, не возвращая документы.

    Осуществляйте выдачу на основании закона и тогда вы точно будете уверены в том, что вас никто не обманет, но, а если даже и обманет, то вы с легкостью смоете за себя постоять. Инфо Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

    Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину.

    Инфо Трудовая в сущности – это еще один паспорт для сотрудников банка. Она вмещает много необходимых данных. И потому в ряде случаев не следует банку представлять такой документ (если там есть запись про увольнение по статье).

    Для Пенсионного фонда Это несколько удивительно, однако иногда копия трудовой потребуется и для Пенсионного фонда. Этот документ – главное доказательство наличия стажа у гражданина РФ. При оформлении пенсии по старости ПФР может запросить у подающего документы копию трудовой.

    Этот момент регламентируют такие нормативно-правовые документы:

    • П. 6 Правил подсчета величины трудовой пенсии.
    • Постановление правительства № 555 (24. 07. 02 г.)
    • Ст. № 66 Трудового кодекса РФ.

    В соответствии с этими НПД, работники Пенсионного фонда могут запросить у человека перечень документов, куда входит и копия трудовой книжки. Но для оформления в ПФ и в соц отдел обязательно предоставление оригинала трудовой книжки.

    Я не хотела бы афишировать тему инвалидности в отделе кадров. Но там мне пояснили, что они 100% не могут мне выдать оригинал трудовой книжки, кроме как для оформления пенсии. Когда я «намекнула» в ОК, если мне нужен будет оригинал трудовой книжки для оформления пенсии по инвалидности — мне сказали, что они мне предоставят оригинал по процедуре, но при этом я должна предоставить справку МСЭ и программу реабилитации для оценки допуска на работу.

    Я опасаюсь, что это будет прямым или косвенным поводом для увольнения. Проконсультируйте, пожалуйста, как я могу получить оригинал трудовой книжки без предоставления документов по инвалидности? Обязана ли я вообще, эту тему озвучивать ОК?Спасибо.

    #18 IP/Host: 62.181.51. Дата регистрации: 20.10.2010Сообщений: 47,004 Re: Выдача копии трудовой книжки. Ситуации, в которых у гражданина могут потребовать предъявить копию трудовой книжки, разнообразны.

    Среди них наиболее распространены:

    1. получение загранпаспорта или визы для въезда в иностранное государство;
    2. заключение кредитного договора с банком;
    3. собеседование при поиске новой работы;
    4. оформление субсидий и льгот в органах социальной защиты населения и т.п.

    Рассмотрим подробнее первую ситуацию, поскольку больше всего вопросов возникает именно тут.

    Для ПФР

    В настоящее время весь стаж человека отражается в электронной базе ПФР. У каждого трудоустроенного сотрудника есть СНИЛС.

    Это номер, который позволяет его идентифицировать в общей базе трудоспособного населения. В данной базе сохраняется теперь вся информация о работодателях, сроках работы, стаже и произведенных выплатах.

    В дальнейшем на основании этих сведений происходит начисление пенсионных выплат.Однако в базу введены не все сведения, а только за последние 15-16 лет.

    Поэтому в большинстве случаев, для подтверждения стажа тем, кто сейчас выходит на пенсию, требуется предоставление книжки. Но не все пенсионеры сразу увольняются с работы. По закону они имеют право работать столько, сколько будут справляться со своими обязанностями.

    В связи с этим для оформления первых пенсионных выплат им требуется предъявлять копию книжки.

    Порядок выдачи копии

    Законодательство РФ в области трудовых взаимодействий требует, чтобы трудовую работодатель хранил у себя, а сотруднику копию трудовой книжки предоставлял при необходимости. Получить трудовую книжку на руки работник может лишь в двух случаях:

    1. При разрыве отношений с предприятием.
    2. По запросу ПФР для обязательного социального обеспечения.

    Иных причин выдать на руки трудовую книжку система законов РФ не предусматривает.

    И если работодатель отдаст книжку работнику на руки, он нарушит закон, за что может быть наказан надзорной структурой в сфере организации труда. Поэтому при необходимости выдают копию трудовой книжки для банка или любой другой организации, а оригинал оставляют на предприятии.

    Если возникает потребность, оформить копию трудовой книжки как для банка, так и для других нужд работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника.

    Вот условия предоставления копии:

    1. копия должна быть изготовлена и выдана работнику не позже, чем через 3 рабочих дня;
    2. оформление производят без взимания с работника платы;
    3. если там, где нужна копия трудовой книжки, требуют заверение, на копии должна быть роспись кадровика или другого должностного лица, а также печать организации.

    Копию можно предоставлять как в электронном виде (сканы листов), так и в виде бумажных ксерокопий. Причём копируют каждый лист книжки и имеющихся вкладышей, в том числе пустые листы.

    Если гражданин в настоящее время не работает, он может сам снять копию и принести ее вместе с оригиналом в организацию, куда требуется копия трудовой книжки.

    Там копию заверяет сотрудником этой организации, ставит печать, а оригинал возвращает на руки обладателю.

    Банки – самые внимательные читатели трудовых книжек

    Самые большие любители книжек – это банки.

    Вот там точно потребуется, но уже заверенная, копия трудовой книжки. И период действия таких копий разные банки назначают по-разному. В некоторых банках этот период может длиться всего 1 месяц.

    Даже в случае, когда рассмотрение кредитного дела клиента в банке затягивается самим банком, то «срок годности» копии трудовой книжки всё равно заканчивается.

    Банк просит принести новую, даже если в ней нет никаких новых записей. Банки даже разрабатывают свои правила для копирования ТК. Выучивать их не стоит, потому что в разных банках может всё различаться кардинально.

    Представители банков на основании записей в книжке оценивают платёжеспособность клиента. Там есть разработанные критерии, по которым банк делает свои оценки. Например, очень частые перемены места работы – не самый лучший показатель при принятии решений банковскими служащими.Проще всего сделать копию ТК человеку работающему.Важно!

    По заявлению работника служащие отдела кадров обязаны в течение 3 дней сделать копию сами. Причём абсолютно бесплатно.К этому их обязывает законодательство нашей страны.

    Заверить её можно и нужно там же. Нотариальное заверение требуется в единичных случаях для получения сертификатов подтверждения некоторых профессий. А во всех остальных случаях эти копии заверяют на последнем месте работы.

    Нет ни одной причины, по которой бы можно было отказать в этой просьбе, даже если не указывать место, для которого требуется копия трудовой книжки.

    Её заказать можно и для себя на всякий случай. Процесс изготовления не слишком затруднителен, поэтому вряд ли такая просьба сильно обременит служащих кадрового отдела.

    Но в небольших компаниях, где нет никаких отделов кадров, а единственный бухгалтер работает удалённо, такая просьба может показаться нелепой. А если сказать, что это нужно для банка, устоять не сможет ни один владелец компании, что-нибудь придумает.

    И вы обзаведётесь копией своей трудовой книжки.Подытоживая ситуации, в которых может понадобиться копия трудовой книжки, можно составить основной список:

    1. для себя. На случай утраты или собственного повторного прочтения;
    2. для Пенсионного фонда;
    3. для Федеральной налоговой службы;
    4. для предъявления потенциальному работодателю;
    5. для получения банковского кредита.
    6. для получения визы в некоторые страны;

    В конце концов, копию трудовой книжки приятно порой полистать самому, повспоминать, как, где, когда, что было.

    Показывать детям, внукам, особенно, если стаж уже солидный и есть что показывать.Оценка статьи:

    (Пока оценок нет)

    Загрузка.Поделиться с друзьями:ТвитнутьПоделитьсяПлюсанутьПоделитьсяОтправитьКласснутьЛинканутьЗапинить

    Правила заверения

    Для того, чтобы с копией не было никаких проблем нужно чтобы на всех страницах документа были следующий реквизиты:

    1. подпись и должность лица, заверившего копию.
    2. дата выдачи;
    3. прописная надпись о том, что настоящая копия верна;
    4. печать организации-работодателя;

    Заверительную отметку, как и печать, следует проставить таким образом, чтобы ими была захвачена часть основного текста. Последнюю страницу следует дополнить надписью о статусе работника: работает ли он сейчас или уже уволен. Во втором случае необходимо указать точную дату, когда работником была прекращена трудовая деятельность.

    Существует и альтернативный метод заверения такого документа как трудовая книжка. Можно избежать нанесения реквизитов на каждую из страниц.

    Но для этого необходимо пронумеровать страницы и сложить их в соответствующем порядке.

    После нумерации страниц, сшивают нитью, отметив на заключительной странице количество пронумерованных и прошитых листов.

    Завершающим этапом заверения, по данному методу, будет проставление печати организации, должности и даты лица, завершившего копию.

    Если же трудовая книжка находится на руках у работника, то после снятия копии ее нужно заверить нотариально.

    Сделать это, разумеется, можно у нотариуса. Но если при оформлении вкладыша или самой трудовой книжки были допущены неточности, то с заверением скорее всего возникнут проблемы.