Акт приема-передачи при смене ответственного за архив


Помещено в тему: Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме. Но сначала необходимо , куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства. Посмотрите образец оформления данного вида акта.

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Милашка» Генеральный директор ЗАО «Милашка» В.Д. Болдашкин АКТ 02.11.2012 02.11.2012 № 1 г.

Краснодар 1 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2006—2008 годы 1 42 — 2 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2009 год 1 23 — 3 Опись дел № 2 по личному составу за 2006—2008 годы 1 29 — 4 Опись дел № 2 по личному составу за 2009 год 1 16 — Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре. Состояние документов и описей удовлетворительное.

Одновременно передаются:

  1. журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
  2. дело фонда,
  3. металлическая печать «Архив».
  4. книга учета поступления и выбытия документов (ведется в электронном виде);

Состояние помещения архива площадью 32,8 кв.

м удовлетворительное. Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

  1. машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
  2. стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.;
  3. гигрометр психрометрический ВИТ-2.
  4. стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.;
  5. 2 (два) порошковых огнетушителя ОП-4 (3) -АВСЕ-01,

Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией. Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.

Передала О.Г. Стефаницкая Приняла С.Н.

Черкинзон Председатель комиссии Л.Б. Богомолова Члены комиссии М.С. Олешко В.И. Якина Передаваемые документы (точнее имеющиеся в архиве описи документов) перечисляют в табличной форме. Страхового фонда в обычной организации просто нет, поэтому ставят прочерки в соответствующей графе. Архивные описи дел – это и есть справочный аппарат.
Архивные описи дел – это и есть справочный аппарат.

Часто в организации и не бывает ничего иного, выступающего в роли научно-справочного аппарата.

Это нормально. В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря. Здесь можно посмотреть установленную форму . Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 12 комментариев Оставить комментарий (обязательно) (обязательно — не публикуется) (дополнительно) Пожалуйста, включите JavaScript в Вашем обозревателе для того, чтобы оставить комментарий!

Учимся принимать дела и документы

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов?

Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов?

Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п.

71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно.

Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела? Дела и документы передают:

  1. временная нетрудоспособность;
  2. В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
  3. С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
  4. увольнение (по различным основаниям);
  5. уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
  6. длительная командировка;
  7. чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
  8. формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.
  9. прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
  10. чтобы можно было поделить зоны ответственности.
  11. перевод на другую работу;
  12. прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
  13. Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
  14. чтобы рабочий процесс не прерывался;
  15. в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.
  16. чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой.

Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом. Кто обычно передает и принимает дела? Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются.

Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом. Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности.

Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством.

Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом. Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).
Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции. ПРИМЕР 2 Опись принимаемых документов Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

№ п/п Наименование дела/документа Реквизиты дела/документа Количество листов в деле/документе Наличие дела/документа в электронном виде Примечание 1 Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года Папка № 4-ОСА 67 листов В наличии на локальном компьютере В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа 2 Положение об Общем собрании акционеров от 15 января 2011 года, редакция № 2 28 листов Отсутствует – При приеме дел и документов мной выявлено: 1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года. Корпоративный секретарь Миронова А.П.

Миронова Согласовано: Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д.

Маслова 03 мая 2012 года В какой момент следует передавать дела и документы? Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу.

Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу.

Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы? Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности.

Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней.

В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета. Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу.

По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений.

Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их. Чем регламентируется прием-передача дел? Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется.

Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет: Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) III.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 3.1. Общие положения […] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты.

В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись. Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  1. положение о конкретном структурном подразделении и др.
  2. положение о персонале;
  3. правила внутреннего трудового распорядка;
  4. в инструкцию по делопроизводству:

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре. Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3 Приказ об организации приема-передачи дел и документов Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест» ПРИКАЗ 16.04.2012 № 10-К Москва Об организации приема-передачи дел и документов В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т.

передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д.

принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года. 2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1). 3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе: председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

члены комиссии: главный бухгалтер Макарова Н.Т. начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д. 4. Секретарю Михальченко П.И.

довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа. 5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой. Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012 Генеральный директор Скворцов А.И.

от 16.04.2012 Генеральный директор Скворцов А.И.

Рекомендуем прочесть:  448 приказ мчс о амг

Скворцов С приказом ознакомлены: Начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

Журкова 16.04.2012 Главный бухгалтер Макарова Н.Т. Макарова 16.04.2012 Начальник канцелярии Петрова М.И. Петрова 16.04.2012 Начальник юридической службы Макаров А.Д.

Макаров 16.04.2012 Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д.

Маслова 16.04.2012 Корпоративный секретарь Смирнова П.Т.

Смирнова 16.04.2012 Порядок передачи и приема дел и документов Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа. ■ Этап 1: проверка дел и документов.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче. ■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов. Обязательные реквизиты акта В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

  1. каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;
  2. ориентация страницы – книжная;
  3. из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
  4. формат А4 (210 × 297 мм);
  5. если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).

На бланке документа располагают необходимые реквизиты: ● эмблему организации; ● наименование организации; ● наименование вида документа; ● дату документа; ● регистрационный номер документа; ● место составления документа; ● гриф утверждения; ●заголовок к тексту документа. ● текст документа. ● отметку о наличии приложения.

● подписи. Хранение актов Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558: В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

  1. свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
  2. заключения налоговых и иных проверок;
  3. первичная бухгалтерская отчетность;
  4. договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
  5. ценные бумаги, векселя;
  6. учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
  7. лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
  8. платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации.

Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписываетсядокумент всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.Особенности процедуры состоят в следующем:

  • Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
  • Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.Источник: https://2ann.ru/prostoj-obrazec-akta-priema-peredachi-dokumentov/

13.

Сроки и порядок передачи дел на хранение в государственный архив

13. Сроки и порядок передачи дел на хранениев государственный архив13.1. Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения и судебные дела постоянного срока хранения по истечении сроков их временного хранения в архиве суда (15 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив при наличии соответствующего договора.13.2.

Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе суда на основании договора с государственным архивом.Продление сроков хранения документов в архиве суда допускается по письменному разрешению государственного архива в случае необходимости практического использования документов судом.13.3. Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего государственного архива по согласованию с судом.Документы передаются в государственный архив по описям дел постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК архивного учреждения.13.4. Перед передачей дел на постоянное хранение работник, ответственный за работу архива суда, совместно с представителем государственного архива проводят проверку правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.13.5.

Передача электронных документов в государственный архив осуществляется в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях по правилам, установленным для документов на бумажном носителе.13.6. При обнаружении дефектов документов в делах составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда.Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с ЭПК архивного учреждения.13.7.

Передача дел проводится в государственном архиве поединично.

На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.13.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 23 к настоящей Инструкции), составляемым в двух экземплярах.

Один экземпляр остается в государственном архиве, другой — в суде.

Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.13.9. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.13.10.

Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия — в прилагаемой к акту приема-передачи справке суда.13.11. Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.

Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (при наличии).13.12.

Перевозку дел в государственный архив обеспечивает суд.

Формирование акта приема-передачи

Формат акта не унифицирован, но содержит ряд реквизитов, которые необходимо заполнить, это:

  • Акт нумеруется, проставляется дата и место оформления.
  • Документ заверяется печатью и подписями передающих/принимающих сторон.
  • В акте указываются действующие стороны акта: наименование ЮЛ, ФИО представителей.
  • .
  • Перечисляются все документы, готовые к передаче в архив. Кроме наименования, перечень содержит количество листов, указывается дата и тип документов (оригинал либо копия).

Акты оформляются в двух экземплярах, если документы хранятся на предприятии, и в четырех, если документы сдаются в гос. архив.Законодательством регулируется составление акта в случае, когда передаются бланки строгой отчетности/материальные ценности.

В остальных случаях на рассмотрение руководителей и заинтересованных лиц.Вариантов хранения документов два:

  1. Вариант №2. Хранение в государственном архиве. Документы группируются в определенном порядке, сшиваются, нумеруются и передаются в гос. архив. Хранение документов в гос. архиве платное, хотя документы, касающиеся работников, гос. архив обязан принять безвозмездно.
  2. Вариант №1. Хранение на территории предприятия. В данном случае, допускается упрощенное оформление дел, которые хранятся до десяти лет. Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.

Примерный документов в архив, вы можете посмотреть здесь: играет важнейшую роль в жизненном цикле предприятия. Очень часто приходится восстанавливать информацию, хранящуюся в документах прошлых лет.

Архивное дело способно организовать процесс по сохранности, поиску и предоставлению необходимых бумаг в кратчайшие сроки. А оформление акта даст гарантию передающей стороне, что вся документация находится в надежном месте и ее сохранность обеспечена.

Держите документы в порядке! Читайте также:

Приложение 38. Акт приема-передачи документов личного происхождения на временное хранение в ведомственный архив

Приложение 38к п.

11.1Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Название ведомственного архива Наименование должности руководителя организации АКТ Подпись Расшифровка _______________ N ______________ подписи ________________________________ (место составления) Дата приема — передачи документов Гербовая печать личного происхождения организации на временное хранение в ведомственный архив Основание: заявление владельца документов личного происхождения __ _________________________________ от «__» ____________ г. о приеме (Ф.И.О. владельца документов) документов на временное хранение в _______________________________ (наименование организации и ________________________________ с последующей передачей их на название ведомственного архива) постоянное государственное хранение в ____________________________ (название госархива) В соответствии с заявлением ______________________________________ (Ф.И.О.

владельца документов) передает лично ему (ей) принадлежащие документы, а _______________ __________________________________________________________________ (наименование организации и название ведомственного архива) принимает на временное хранение на срок ________________ документы _____________________________________ согласно сдаточной описи (Ф.И.О. владельца документов) N _________ в количестве __________ документов.

По истечении указанного срока хранения ___________________________ (наименование организации _________________________________ обязуется передать документы ___ и название ведомственного архива) ______________________________ в полном составе на государственное (Ф.И.О. фондообразователя) хранение в _______________________________________________________ (название госархива) С момента подписания настоящего акта документы являются государственной собственностью и входят в состав Государственного архивного фонда СССР.

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка владельца документов подписи заведующего подписи ведомственным архивом Подпись Расшифровка председателя подписи ЦЭК (ЭК) организации Дата В книге учета поступления и выбытия документов произведена запись N ____, документы отнесены к фонду N __________ Наименование должности работника архива, сделавшего запись в книге учета поступления и выбытия Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм) Форма акта приема — передачи документов личного происхождения на временное хранение в ведомственный архив

Порядок передачи документов по описи при увольнении и прочих случаях

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  1. Наименование документа,
  2. Количество листов в документе,
  3. № п/п,
  4. Уточняющие сведения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel.

Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов.

Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  1. подписи ответственных лиц, печати.
  2. наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  3. наименование документа;
  4. номер, дата и место составления;
  5. перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

Как подготовить дела к сдаче?

Как уже говорилось выше, в архив нужно сдавать сформированные дела, а не отдельно документы. Формирование дел осуществляется в соответствии с номенклатурой, утвержденной на предприятии.

Если номенклатура не подразумевает что-либо, это можно внести в нее «от руки». Существует два варианта того, как дела сдаются в архив:

  • Сформированные дела могут сдаваться в папках-регистраторах. Такой вариант применяется в том случае, когда перед тем, как поставить дела на хранение, необходимо снять копии документов или отсканировать их для создания архива он-лайн. Ответственный за хранение организует сканирование и затем переплетает и снабжает дела надписями сам.
  • Дела могут быть переданы уже сформированными. Это будут дела с картонными обложками и соответствующими надписями на корешках и обложках. Дела формируются сотрудниками организации. Ответственный за архив проверяет, чтобы все было оформлено по правилам и после его проверки производится сшивание дела.

В первом случае возникает много вопросов, т.к. правильно оформить дело – задача довольно сложная для человека, который не занимается архивным делом постоянно.

Архив должен оказывать помощь подразделениям.

Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации

В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред.

от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч.

организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Функции ликвидационной комиссии После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.

Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации. В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов.

Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации. Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Обращаем Ваше внимание! При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Кто должен хранить документы ликвидируемой организации Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии.

При этом негосударственные организации передают свои документы по договору. Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе. Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя: • проведение экспертизы ценности документов; • оформление дел; • составление описей и научно-справочного аппарата к нему.

Экспертиза ценности документов При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред.

от 27.10.2003; далее – Типовой перечень). К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся: • распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.); • списки личного состава, в т.ч.

списки работающих на производстве с вредными условиями труда; • карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2); • личные дела; • лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); • акты о несчастных случаях, связанных с производством; • тарификационные ведомости; • табели и наряды работников вредных профессий; • трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел; • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; • документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий; • списки работников, уходящих на льготную пенсию; • штатные расстановки; • книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.

Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют: • акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет; • тарификационные ведомости – 25 лет; • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет; • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет; • списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет. Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел.

Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.

Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках. К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.

На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.

Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями. По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.

Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.

Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.

При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.

Составление описей дел подлежащих передаче в архив на государственное хранение Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам. В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела.

Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:

  1. личные карточки уволенных;
  2. невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);
  3. приказы;
  4. акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.
  5. личные дела уволенных;
  6. лицевые счета по заработной плате;
  7. расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;

Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.

Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования. Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.

Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации.

В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения.

Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.).

Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии). ***Автор статьи Е.А. Кошелева, И.В.

Пеньковой

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.

При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством.

Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной. Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи.